Operator każdorazowo wyznacza opiekuna projektu (animatora), który współpracuje z Grantobiorcą przy realizacji grantu.
Dodatkowo partnerzy prowadzą wsparcie dla grantobiorców w postaci Helpdesk . Wsparcie na obszarze całej Polski
| Nazwa Partnera | Województwa objęte wsparciem | Helpdesk | Strona internetowa |
| BORIS | mazowieckie | helpdesk@boris.org.pl | www.boris.org.pl |
| CIO | pomorskie zachodniopomorskie | helpdesk@cio.slupsk.pl | www.cio.slupsk.pl |
| OWOP | podlaskie lubelskie | helpdesk@owop.org.pl | www.owop.org.pl |
| PISOP | lubuskie wielkopolskie | helpdesk@pisop.org.pl | www.pisop.org.pl |
| OPUS | łódzkie śląskie | helpdesk@opus.org.pl | www.opus.org.pl |
| BIS | małopolskie podkarpackieświętokrzyskie | helpdesk@bis-krakow.pl | www.bis-krakow.pl |
| RCWIP | dolnośląskie opolskie | helpdesk@rcwip.pl | www.rcwip.pl |
| ESWIP | kujawsko-pomorskie warmińsko-mazurskie | helpdesk@eswip.pl | www.eswip.pl |
Przeznaczenie środków
Środki z grantu mogą być wykorzystane wyłącznie na działania:
– opisane we wniosku o powierzenie grantu,
– zgodne z budżetem i harmonogramem projektu,
– zgodne z zasadami racjonalności, efektywności i oszczędności.
Odpowiedzialność
Grantobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe wykorzystanie środków w tym za wydatkowanie zgodnie z prawem, Regulaminem oraz zatwierdzonym wnioskiem o powierzenie grantu. Operator oraz Komisja Europejska, zarządzająca Programem CERV nie odpowiadają wobec osób trzecich za skutki realizacji grantu. Odpowiedzialność Grantobiorcy to również działanie zgodne z zasadami Unii Europejskiej oraz Kartą Praw Podstawowych.
Wprowadzanie zmian w projekcie grantowym
Grantobiorcy powinni dokładać wszelkich starań, aby prawidłowo zrealizować zadanie i osiągnąć wskaźniki zaplanowane w projekcie grantowym. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, gdy w trakcie realizacji grantu wystąpią zdarzenia niezależne od Grantobiorcy, które mogą mieć bezpośredni wpływ na wartość lub stopień osiągnięcia rezultatów. Każdy taki przypadek będzie indywidualnie rozstrzygany. Ocena stanu faktycznego w zakresie wystąpienia okoliczności zewnętrznych mających wpływ na osiągnięcie celów projektu i zaplanowanych rezultatów powinna uwzględniać fakt wystąpienia siły wyższej (np. pandemii, klęski żywiołowej), czy okoliczności absolutnie niezależnych od Grantobiorcy (np. zmiana przepisów) – mających wpływ na grant. Analiza ta ma służyć uzasadnieniu, że okoliczności zewnętrzne mają taki wpływ na realizację grantu, że skutkują koniecznością wprowadzenia zmian w projekcie grantowym
W przypadku jakiejkolwiek trudności z osiągnięciem wskaźnika, koniecznością zmiany metodologii i sposobu realizacji grantu lub koniecznych przesunięć w budżecie grantu zalecamy kontakt z Operatorem na jak najwcześniejszym etapie. W wielu przypadkach przy wsparciu doradcy lub animatora możliwe jest zastosowanie działań naprawczych minimalizujących ryzyko nieosiągnięcia rezultatów.
Wprowadzenie merytorycznych i/lub organizacyjnych zmian we wniosku o powierzenie grantu dotyczących:
- opisu zadań, rezultatów lub innych zmian w części merytorycznej
- przesunięć kosztów pomiędzy zadaniami
jest możliwe w uzasadnionych przypadkach i wymaga złożenia na piśmie wniosku o wprowadzenie zmian wraz z uzasadnieniem min 10 dni roboczych przed wprowadzeniem ich w życie oraz pisemnej akceptacji Operatora a także aktualizacji wniosku o powierzenie grantu w generatorze.
Zmiany polegające na zmianie wartości grantu, terminu realizacji grantu lub Partnera (jeśli dotyczy) wymagają zawarcia aneksu do umowy o powierzenie grantu.
Weryfikacja sprawozdania
W przypadku grantów dużych sprawozdanie składane jest dwukrotnie:
- w połowie czasu realizacji grantu oraz po wydatkowaniu co najmniej 30% środków otrzymanych w ramach I transzy dofinansowania. W przypadku, gdy w połowie okresu realizacji projektu Grantobiorca nie wykorzysta co najmniej 30% środków z I transzy, po zatwierdzeniu sprawozdania cząstkowego – będzie mógł wnioskować o wypłatę kolejnej zaliczki. Wypłata tej zaliczki uzależniona jest od stopnia zaawansowania realizowanych działań projektowych.
- W terminie 30 dni od zakończenia realizacji grantu
Operator ma 21 dni roboczych na weryfikację sprawozdania. Z zastrzeżeniem, że każde wezwanie do uzupełnienia dokumentów wydłuża ten termin. Po pozytywnej weryfikacji sprawozdanie zostaje zatwierdzone.
Sytuacja, w której projekt grantowy nie zostanie zrealizowany w całości
Grantobiorca zostanie zobowiązany do zwrotu całości lub części grantu w przypadku:
- wykorzystania go niezgodnie z przeznaczeniem grantu;
- zaistnienia uzasadnionego podejrzenia działań niezgodnych z celami i priorytetami programu CERV;
- sytuacji, w których nie zostaną osiągnięte w pełni założone w projekcie grantowym rezultaty;
- nierozpoczęcia lub przerwania realizacji grantu;
- nieprzedstawienia sprawozdań oraz właściwych dokumentów potwierdzających potwierdzenie osiągnięcia rezultatów;
- stwierdzenia na etapie realizacji grantu naruszenia, nieprawidłowości, które spowodują, że Grantobiorca będzie podlegał wykluczeniu, sankcjom administracyjnym lub anulowaniu finansowania;
- sytuacji, w której Grantobiorca w swojej działalności naruszy wartości Unii, promuje wartości sprzeczne z wartościami Unii oraz angażuje się w działania sprzeczne z wartościami Unii.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji grantu Operator wysyła do Grantobiorcy wezwanie do złożenia wyjaśnień oraz przesłania dokumentów z terminem ich przesłania wynoszącym 5 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania. Jeśli Grantobiorca nie przedstawi wyjaśnień i dokumentów lub wyjaśnienia nie będą wystarczające Operator wysyła w formie pisemnej mailem oraz pocztą wezwanie do zwrotu grantu lub jego części.
Zwrot części grantu będzie rozpatrywany indywidualnie w zależności od etapu realizacji grantu i poziomu osiągniętych rezultatów
W przypadku konieczności zwrotu przez Grantobiorcę całości lub części grantu dokonuje on zwrotu w ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania drogą pisemną (skan pisma wysyłany e mailem, a oryginał pocztą) na konto funduszu grantowego z którego Grantobiorca otrzymał środki.
