Rozliczenie środków z grantu to proces, który potwierdza prawidłowe i zgodne z umową wykorzystanie otrzymanego finansowania. Prawidłowe rozliczenie jest warunkiem uznania grantu za zrealizowany i uniknięcia konieczności jego zwrotu.
W przypadku grantów dużych sprawozdanie składane jest dwukrotnie:
- Sprawozdanie cząstkowe – w połowie czasu realizacji grantu oraz po wydatkowaniu co najmniej 30% środków otrzymanych w ramach I transzy dofinansowania. W przypadku, gdy w połowie okresu realizacji projektu Grantobiorca nie wykorzysta co najmniej 30% środków z I transzy, po zatwierdzeniu sprawozdania cząstkowego – będzie mógł wnioskować o wypłatę kolejnej zaliczki. Wypłata tej zaliczki uzależniona jest od stopnia zaawansowania realizowanych działań projektowych. Termin złożenia sprawozdania cząstkowego do 14 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego.
- sprawozdanie końcowe – w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji grantu.
Operator ma 21 dni roboczych na weryfikację sprawozdania. Z zastrzeżeniem, że każde wezwanie do uzupełnienia dokumentów wydłuża ten termin. Po pozytywnej weryfikacji sprawozdanie zostaje zatwierdzone.
Sprawozdanie składa się poprzez generator wniosków dostępny na stronie: www.siecsplot.pl/splot-wartosci. Jest to ten sam generator przez który Grantobiorca składał wniosek. Przedłużenie terminu złożenia sprawozdania możliwe jest tylko w szczególnych wypadkach po uzyskaniu zgody Operatora.
Rozliczenie grantu obejmuje złożenie poprzez generator:
- sprawozdania z realizacji grantu – zawierającego opis działań, osiągniętych rezultatów i wskaźników oraz zestawienie wydatków.
- dokumentów potwierdzających osiągnięcie rezultatów – np. raporty, zdjęcia, listy obecności, publikacje, protokoły odbioru i inne – wskazanych przez operatora
- wyciągu z rachunku bankowego Lidera oraz potwierdzeń wydatków Partnera (jeśli dotyczy)
- dokumentów finansowych wskazanych przez Operatora – losowa próba dokumentów opisanych w sposób wskazujący na jednoznaczne powiązanie z projektem oraz konkretną pozycją budżetową
- Oświadczenia o wydatkowaniu środków zgodnie z przeznaczeniem oraz w kwocie uzgodnionej w umowie o powierzeniu grantu.
- dodatkowych wyjaśnień i dokumentów – jeśli zostaną wymagane przez Operatora.
Wzór sprawozdania stanowi załącznik do umowy o powierzeniu grantu. Warto się z nim zapoznać przed przystąpieniem do realizacji projektu grantowego.
Weryfikacja sprawozdania
W przypadku grantów dużych sprawozdanie składane i weryfikowane jest dwukrotnie, każdorazowo w terminie 21 dni roboczych, z zastrzeżeniem, że każde wezwanie do uzupełnienia dokumentów wydłuża ten termin. Po pozytywnej weryfikacji sprawozdanie zostaje zatwierdzone.
