Baza organizacji pozarządowych

Opis narzędzia

Prowadzenie aktualnej bazy organizacji pozarządowych to podstawowe narzędzie wspierania współpracy i komunikacji w sektorze obywatelskim. JST odpowiada za systematyczną aktualizację bazy, tak aby obejmowała ona m.in. dane kontaktowe organizacji, obszary ich działalności, formy aktywności, gotowość do współpracy oraz przynależność do sieci i federacji.

Odpowiedzialność za prowadzenie bazy może pozostać bezpośrednio po stronie JST albo zostać powierzona wybranemu podmiotowi – np. operatorowi współpracy z organizacjami, lokalnej federacji lub innemu partnerowi społecznemu, w zależności od lokalnych uwarunkowań i przyjętego modelu współpracy. JST może też korzystać z rozwiązań zewnętrznych, np. ogólnopolskiego spisu spis.ngo.pl, uzupełniając go o dane lokalne.

Baza powinna być łatwo i publicznie dostępna, np. na stronie internetowej JST, tak aby służyła nie tylko administracji, ale też innym organizacjom i mieszkańcom. Dzięki niej możliwe jest skuteczne zapraszanie organizacji do udziału w wydarzeniach, konsultacjach i procesach dialogu, a także wzmacnianie zdolności lokalnego środowiska do wspólnego działania w sytuacjach zmiany i kryzysu.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

• gdy JST chce mieć aktualny obraz lokalnego sektora pozarządowego zamiast rozproszonej, nieformalnej wiedzy pojedynczych urzędników,
• gdy liczba organizacji działających na terenie JST jest na tyle duża, że trudno je wszystkie znać i śledzić „ze słyszenia”,
• gdy zależy nam na tym, aby mieszkańcy i inne organizacje mogły łatwo znaleźć NGO działające w interesującym ich obszarze.

Korzyści dla JST

• jedno, aktualne źródło wiedzy o organizacjach zamiast rozproszonych kontaktów w pamięci pojedynczych osób w urzędzie,
• łatwiejsze i szersze zapraszanie organizacji do konsultacji, konkursów oraz wydarzeń,
• możliwość szybkiego znalezienia organizacji o odpowiednim profilu przy realizacji konkretnego zadania publicznego.

Korzyści dla NGO

• większa widoczność organizacji wśród mieszkańców, innych NGO oraz urzędu,
• łatwiejsze nawiązywanie kontaktów i partnerstw z organizacjami o podobnym lub uzupełniającym się profilu działania,
• równy dostęp do informacji o możliwościach współpracy z samorządem.

Wyzwania związane ze stosowaniem

• baza szybko traci aktualność, jeśli nikt systematycznie nie odpowiada za jej uzupełnianie,
• część organizacji może nie zgłosić się do bazy dobrowolnie – warto połączyć jej prowadzenie z prostą, cykliczną procedurą aktualizacji danych,
• wymaga jasnego uzgodnienia, kto prowadzi bazę (urząd, operator, federacja) i kto odpowiada za jej jakość.

Przykłady zastosowania

• gmina publikuje na swojej stronie internetowej wyszukiwarkę organizacji pozarządowych z podziałem na obszary działania,
• JST korzysta z ogólnopolskiej bazy spis.ngo.pl i uzupełnia ją o dane lokalne,
• prowadzenie bazy zostaje powierzone lokalnej federacji organizacji w zamian za dotację celową na ten cel.