Cykliczne wydarzenia i spotkania środowiskowe integrujące organizacje pozarządowe

Opis narzędzia

Cykliczne wydarzenia integrujące środowisko organizacji pozarządowych mogą mieć formę np. corocznego Święta Organizacji Pozarządowych lub Forum Organizacji Pozarządowych. Służą one przede wszystkim budowaniu relacji i współpracy w środowisku NGO, wymianie doświadczeń oraz wzmacnianiu obecności organizacji pozarządowych w życiu wspólnoty. Najczęściej skierowane są do lokalnych organizacji pozarządowych, a w przypadku JST szczebla powiatowego i wojewódzkiego – do organizacji działających na szerszym obszarze terytorialnym oraz (w zależności od formuły) do mieszkańców, przedstawicieli administracji publicznej i instytucji lokalnych.

Rola JST w realizacji tego narzędzia stopniowo się zmienia. Na początkowym etapie – gdy środowisko organizacji jest mało zintegrowane, JST często pełni funkcję inicjatora wydarzenia – organizuje je samodzielnie lub we współpracy z wybranymi podmiotami, zapraszając organizacje do udziału i współtworzenia programu. W kolejnych latach, wraz ze wzrostem potencjału środowiska, samorząd może stopniowo przekazywać realizację wydarzenia organizacjom, federacjom lub sieciom branżowym – w tym w formule zlecania zadania publicznego – zachowując rolę partnera, patrona lub współfinansującego.

Święto NGO może przyjmować różne formy: pikniku organizacji pozarządowych, targów aktywności społecznej, konferencji lub forum tematycznego, a także formy hybrydowej łączącej elementy sieciujące, edukacyjne i promocyjne. Forum Organizacji Pozarządowych częściej koncentruje się na wewnętrznej integracji sektora – spotkaniach branżowych, warsztatach, debatach i pracy nad wspólnymi wyzwaniami. Natomiast Święto NGO bywa wydarzeniem otwartym, skierowanym także do mieszkańców, wzmacniającym widoczność organizacji pozarządowych oraz ich rolę w realizacji lokalnych działań społecznych. W sytuacji ograniczeń finansowych event tego typu nie musi być odrębnym wydarzeniem. Zawsze warto urozmaicać festyny, obchody czy inne imprezy dla mieszkańców udziałem organizacji pozarządowych, co dodatkowo podniesie ich atrakcyjność. Należy jednak zadbać o szerokie zaproszenie – oferta współpracy nie powinna być tylko dla „wybrańców” czy tych co zwykle.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Tego typu wydarzenia mogą być skutecznym narzędziem integracji zarówno w małej gminie, jak i w dużym mieście, o ile jego formuła jest dopasowana do aktualnych potrzeb środowiska, poziomu integracji oraz lokalnego kontekstu. W praktyce jest to jedno z działań, które warto traktować jako stały element lokalnego systemu współpracy z organizacjami pozarządowymi. Dobrą praktyką jest uwzględnianie tego typu aktywności integrujących w rocznych programach współpracy.

W zależności od lokalnego kontekstu i aktualnych wyzwań, narzędzie to może być wykorzystywane m.in. w następujących sytuacjach:

• w JST, gdzie sektor pozarządowy jest rozproszony, organizacje działają w izolacji od siebie, brakuje im regularnych i bezpiecznych przestrzeni do spotkania, poznania się i wymiany doświadczeń,
• na etapie budowania lub wzmacniania lokalnego systemu współpracy i usług społecznych, jako okazję do wspólnego przyjrzenia się temu, jakie działania i usługi są realizowane przez organizacje, gdzie występują luki oraz jakie obszary wymagają lepszej koordynacji lub rozwoju,
• jako narzędzie inicjujące integrację środowiska lub wzmacniające istniejące sieci i relacje, szczególnie w sytuacjach, gdy JST obserwuje niską skłonność organizacji do współpracy, powielanie podobnych działań, brak projektów partnerskich lub ograniczone korzystanie z potencjału sieciowego sektora,
• w momentach zmiany lub kryzysu, gdy potrzebne jest odbudowanie relacji, zaufania i poczucia wspólnoty sektora, przy czym planując działania integracyjne należy zadbać o ich realne dopasowanie do zidentyfikowanych potrzeb organizacji, tak aby wydarzenie faktycznie wspierało osiągnięcie zakładanych celów integracyjnych.

Podczas planowania Święta NGO lub Forum Organizacji Pozarządowych, warto zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych kwestii:

• dopasowanie do realnych potrzeb środowiska – program wydarzenia powinien odpowiadać na aktualne wyzwania, pytania i oczekiwania organizacji, a nie wyłącznie na założenia instytucjonalne lub promocyjne,
• poszanowanie różnorodności organizacji – uwzględnienie różnych skal działania, obszarów tematycznych, poziomów doświadczenia i potencjału sektora sprzyja poczuciu włączenia i budowaniu wspólnoty mimo różnic,
• zapewnienie przestrzeni na relacje i wymianę – obok części formalnych warto zaplanować czas i formy sprzyjające nieformalnym rozmowom, poznaniu się i budowaniu zaufania pomiędzy uczestnikami,
• ustalenie jasnego celu spotkania – określenie, czy wydarzenie ma przede wszystkim integrować, inspirować, edukować, diagnozować potrzeby czy promować organizacje w otoczeniu, pomaga dobrać adekwatną formułę i narzędzia pracy,
• dostępność i otwartość – miejsce, czas, forma oraz sposób komunikacji powinny umożliwiać udział możliwie szerokiemu gronu organizacji, także tych mniejszych lub mniej doświadczonych.

Korzyści dla JST

Wśród korzyści dla samorządu można wymienić:

• wzmocnienie relacji z lokalnym środowiskiem organizacji pozarządowych,
• lepsze rozpoznanie potencjału i potrzeb sektora,
• budowanie wizerunku samorządu jako partnera dla organizacji,
• tworzenie warunków do partnerskiej realizacji zadań publicznych,
• wzmacnianie zdolności wspólnoty lokalnej do współdziałania.

Korzyści dla NGO

Wśród korzyści dla organizacji można wymienić:

• możliwość budowania relacji i współpracy (przestrzeń do poszukiwania partnerów do wspólnych inicjatyw i projektów),
• przestrzeń do prezentacji działań i wymiany doświadczeń,
• wzmocnienie tożsamości środowiskowej,
• dostęp do informacji i kontaktów,
• zwiększenie widoczności w społeczności lokalnej.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Jednym z wyzwań jest ryzyko sprowadzenia wydarzenia do jednorazowej formy promocyjnej, pozbawionej dalszej ciągłości i realnego wpływu na współpracę w środowisku organizacji pozarządowych. Aby narzędzie było skuteczne, wydarzenie powinno mieć charakter cykliczny i stanowić element szerszego systemu współpracy. Cykliczność nie oznacza jednak mechanicznego powtarzania tej samej inicjatywy w niezmienionej formule. To działanie warto traktować nie jednorazowo, ale jako element procesu, który może prowadzić do dalszej współpracy, sieciowania lub wspólnych inicjatyw. Dobrą praktyką jest jego regularna organizacja – co najmniej raz w roku, a maksymalnie raz na dwa lata – przy jednoczesnym każdorazowym dostosowywaniu formuły i celów do aktualnych potrzeb środowiska. Ważne jest również, aby wydarzenie łączyło funkcje integracyjne, edukacyjne i promocyjne w sposób spójny i adekwatny do celów oraz potrzeb sektora.

Wyzwaniem może być także nadmierna dominacja JST w przygotowaniu wydarzenia. W dłuższej perspektywie warto stopniowo przekazywać organizacjom pozarządowym wpływ na program, sposób realizacji oraz formułę wydarzenia, tak aby wzmacniać ich sprawczość i poczucie współodpowiedzialności. Istotne jest włączanie organizacji nie tylko w samą realizację, lecz również w etap planowania i ewaluacji spotkania, co sprzyja lepszemu dopasowaniu działań do realnych potrzeb środowiska oraz zapobiega postawie biernego uczestnika i krytycznego recenzenta. 

Ograniczeniem bywa również finansowanie, szczególnie w mniejszych JST, przy czym skala i forma wydarzenia powinna być każdorazowo dostosowana do możliwości danego szczebla samorządu oraz lokalnych zasobów. Składkowe ognisko integracyjne często lepiej zrealizuje cel niż wystawna kolacja w lokalu – bardziej liczy się inicjatywa niż wyszukana i kosztowna forma. Warto rozpoczynać od mniejszych, prostszych form spotkań i stopniowo rozwijać skalę projektu w miarę wzrostu zaangażowania organizacji oraz dostępnych zasobów. Rozwiązaniem na niedostatki finansowe jest szerokie włączanie NGO w program innych imprez i wydarzeń dla mieszkańców, które corocznie organizuje każdy samorząd. 

Przykłady zastosowania

• Dzień Organizacji Pozarządowych i Inicjatyw Społecznych w Skawinie (wydarzenie realizowane jest w trybie zakupu usługi)
• Konkurs ofert Miasta Krakowa na organizację Święto Organizacji Pozarządowych
• Konkurs ofert Miasta Krakowa na organizację Dnia Społeczeństwa Obywatelskiego połączonego z regrantingiem
• Konkurs ofert na organizację Dnia Siedleckich Organizacji Pozarządowych
• Małopolskie Forum Organizacji Pozarządowych
• Konferencja Mazowieckiej Rady Działalności Pożytku Publicznego z lokalnymi radami
• III Forum Organizacji Pozarządowych w Gminie Zbuczyn
• Forum Inicjatyw Społecznych Miasta Białystok 
• Festiwal Ludzi Aktywnych w Dąbrowie Górniczej