Główne obszary i narzędzia dialogu oraz standardy minimum

Obszary dialogu

Biorąc pod uwagę opisane wyżej cele dialogu JST i NGO w Płaszczyźnie I, można wyróżnić pięć kluczowych obszarów:

1. Diagnozowanie potrzeb i potencjału organizacji pozarządowych.
2. Wzajemna wymiana informacji, wiedzy i doświadczeń.
3. Reprezentowanie interesów organizacji pozarządowych oraz mieszkanek i mieszkańców.
4. Konsultowanie decyzji podejmowanych przez władze samorządowe.
5. Współudział organizacji pozarządowych w podejmowaniu i realizacji decyzji przyjmowanych przez stronę samorządową oraz ocenie ich skutków.

Obszar dialogu	Główna funkcja
Diagnozowanie potrzeb i potencjału NGO	Pozyskiwanie przez JST wiedzy o potrzebach organizacji, a pośrednio również mieszkańców, z którymi na co dzień pracują, oraz o potencjale NGO służącym zaspokajaniu potrzeb mieszkańców. Ta wiedza pozwala JST dostosować współpracę do realnych oczekiwań i możliwości organizacji pozarządowych oraz uwzględnić ich rzeczywisty potencjał w realizacji zadań samorządowych. Dzięki temu JST może tworzyć programy współpracy, a także inne programy czy strategie, które są dostosowane do potrzeb i możliwości organizacji.
Wzajemna wymiana informacji, wiedzy i doświadczeń	Dostarczanie obu stronom informacji, wiedzy i doświadczeń niezbędnych do współpracy. Sprawna, dwustronna komunikacja stanowi podstawę budowania relacji w pozostałych obszarach dialogu, a jej brak jest częstym powodem problemów we współpracy JST i NGO. Inicjatorem i gospodarzem mechanizmów wymiany informacji jest przede wszystkim strona samorządowa.
Konsultacje JST z NGO	Organizacje mogą wyrazić opinie na temat projektów decyzji JST, a samorząd może wykorzystać opinie organizacji do doskonalenia podejmowanych decyzji i zwiększania ich użyteczności z punktu widzenia NGO i mieszkańców. Dodatkową korzyścią jest również to, że wszyscy mieszkańcy mogą poznać opinie organizacji przedstawione w ramach konsultacji.
Reprezentowanie interesów organizacji pozarządowych oraz mieszkanek i mieszkańców	Przedstawianie władzom samorządowym propozycji będących odzwierciedleniem interesów organizacji, a – za ich pośrednictwem – interesów mieszkańców, którzy są ich członkami lub na rzecz których organizacje działają. Pozwala to samorządowi poznać różne, niekiedy sprzeczne, interesy i podejmować decyzje służące ich równoważeniu. Brak możliwości artykułowania interesów przez organizacje pozarządowe, a za ich pośrednictwem przez mieszkańców, może w dłuższej perspektywie prowadzić do konfliktów społecznych.
Współudział organizacji pozarządowych w podejmowaniu i realizacji decyzji przyjmowanych przez stronę samorządową oraz ocenie ich skutków	Wspólne wypracowywanie, realizowanie i ocenianie skutków decyzji oraz działań podejmowanych przez władze samorządowe. Daje to możliwość optymalnego wykorzystania wiedzy i doświadczeń organizacji pozarządowych nie tylko w tworzeniu, realizacji i ocenie programów współpracy, ale także innych programów i strategii samorządowych. Dotyczy to np. strategii rozwoju, strategii rozwiązywania problemów społecznych, gminnych strategii rewitalizacji, programów społecznych, programów dla młodzieży czy seniorów, budżetu gminy, powiatu i województwa, a także programów unijnych realizowanych przez samorządy wojewódzkie oraz przez gminy i powiaty w ramach Zintegrowanych Inwestycji Regionalnych czy Rozwoju Lokalnego Kierowanego przez Społeczność. Ten obszar dialogu jest najpełniejszą formą realizacji zasady partnerstwa pomiędzy JST i NGO. Wspólne wypracowywanie decyzji umożliwia także wyjście poza standardowe schematy działania JST i uwzględnienie innowacyjnych propozycji NGO. Zwiększa to również możliwości wykorzystania przez samorząd szans rozwojowych w realizacji wspólnych działań, np. poprzez wykorzystanie funduszy zewnętrznych, w tym takich, które są dostępne tylko dla NGO.

W praktyce obszary dialogu wzajemnie się przenikają i uzupełniają. Reprezentacja interesów może być realizowana np. poprzez petycje do władz samorządowych, ale służą jej także wzajemne kontakty, udział NGO w konsultacjach czy też wspólne wypracowywanie rocznego programu współpracy. Podstawą współpracy w każdym z obszarów jest wzajemna wymiana informacji, wiedzy i doświadczeń. 

Obszary dialogu JST-NGO

Narzędzia dialogu

W każdym z wymienionych wcześniej obszarów stosowane są różne narzędzia dialogu. Z uwagi na ich znaczenie oraz pełnione funkcje, można je podzielić na osiem rodzajów. Kliknięcie w nazwę wybranej kategorii przenosi do jej szczegółowego opisu.

1. Narzędzia służące diagnozowaniu potrzeb i potencjału organizacji pozarządowych. 
2. Narzędzia służące wymianie informacji, wiedzy i doświadczeń.
3. Roczny program współpracy z organizacjami pozarządowymi.
4. Rada działalności pożytku publicznego (podstawowe narzędzie dialogu pomiędzy JST i NGO).
5. Konsultacje JST z organizacjami pozarządowymi.
6. Ciała konsultacyjno-doradcze (inne niż rady działalności pożytku publicznego), w których biorą udział przedstawiciele NGO.
7. Narzędzia służące wypracowywaniu, monitorowaniu i ocenie decyzji podejmowanych przez władze samorządowe.
8. Narzędzia służące rzecznictwu (dialog pomiędzy organizacjami, rady organizacji pozarządowych, wypracowywanie wspólnych stanowisk).

Podobnie jak obszary dialogu wzajemnie się przenikają, tak poszczególne rodzaje narzędzi mają różne zastosowania. To samo narzędzie, np. roczny program współpracy, służy realizacji różnych celów dialogu i można je wykorzystać w różnych obszarach Płaszczyzny I. Warto o tym pamiętać, ponieważ pozwala to optymalnie wykorzystać stosowane w praktyce mechanizmy dialogu. Tę wielofunkcyjność poszczególnych narzędzi pokazuje poniższa tabela.

Użyteczność narzędzi i mechanizmów dialogu w poszczególnych obszarach

+++ wysoka

++ średnia

+ umiarkowana

Główne kategorie narzędzi dialogu	Diagnozowanie potrzeb i potencjału organizacji	Reprezentowanie interesów organizacji oraz mieszkanek i mieszkańców	Wzajemna wymiana informacji, wiedzy i doświadczeń	Konsultowanie decyzji podejmowanych przez JST	Współudział organizacji w podejmowaniu i realizacji decyzji przyjmowanych przez JST
Narzędzia służące diagnozowaniu potrzeb i potencjału NGO	+++	+
Narzędzia służące wymianie informacji, wiedzy i doświadczeń	++	+	+++
Roczny program współpracy z NGO	++	+	+++	+++	+
Rada działalności pożytku publicznego	+	+++	++	+++	+
Konsultacje JST z NGO	+	+++	+	+++	+
Ciała konsultacyjno-doradcze	+	+++	++	+++	+
Narzędzia służące wspólnemu wypracowywaniu, monitorowaniu i ocenie decyzji podejmowanych przez JST		+	++		+++
Narzędzia służące rzecznictwu	++	+++	+		++

Sposoby stosowania opisanych narzędzi mogą być różne, zależnie od woli i inwencji obu stron dialogu. Muszą być także dostosowane do potrzeb i możliwości JST i NGO. W dużym mieście czy w województwie potrzeby i możliwości NGO łatwiej jest diagnozować np. poprzez cykliczne ankiety, w małej gminie czy w powiecie wystarczy to robić po prostu spotykając się z organizacjami. JST i NGO mają dużą swobodę w kształtowaniu wzajemnych relacji. Niezależnie od tego, jak w praktyce stosowane są narzędzia, istotne jest, aby spełniały dobrze opisane wcześniej funkcje i przyczyniały się do realizacji celów dialogu.

Dialog samorządu i organizacji pozarządowych będzie skuteczny, efektywny oraz użyteczny dla obu stron, jeżeli JST zastosuje zróżnicowane narzędzia współpracy w sposób przemyślany, spójny i harmonijny. Różne rodzaje narzędzi pełnią niekiedy podobne funkcje, jak pokazuje powyższa tabela. Przenikają się one wzajemnie i uzupełniają, dlatego nie mogą być stosowane wybiórczo, niezależnie od wykorzystania innych rodzajów narzędzi. Przykładem mogą być różne ciała konsultacyjno-doradcze tworzone przez JST, na czele z radą działalności pożytku publicznego. Powinny one nie tylko widzieć się wzajemnie, ale przede wszystkim komunikować, wymieniać wiedzą i opiniami. Zwiększa to szanse na racjonalne, spójne i przemyślane opinie oraz wypracowane stanowiska.

Dialog wymaga także dobrej koordynacji współpracy w wymiarze różnych samorządowych polityk publicznych. Operacyjnie za współpracę z organizacjami odpowiadają pojedyncze osoby lub całe komórki w urzędach, wyznaczone przez władze wykonawcze. Ale dialog dotyczy różnych obszarów działań samorządu (pomocy i integracji społecznej, odporności społecznej, ekologii, kultury czy edukacji), które powinny być przedmiotem współpracy z organizacjami pozarządowymi. Podstawą takiego całościowego spojrzenia na działania JST i punktem wyjścia do współpracy w ich tworzeniu, realizacji oraz ocenie powinny być strategie rozwoju gminy, powiatu i województwa. Współpraca JST-NGO powinna uwzględniać również inne strategie przyjmowane przez samorządy, w szczególności w sferze polityki społecznej, oraz wynikające z nich programy. W przypadku samorządu województwa wśród tych programów powinny znaleźć się również regionalne programy operacyjne współfinansowane z funduszy unijnych.

Takie podejście po pierwsze zwiększa spójność celów i działań między strategiami a programami, w tym rocznym programem współpracy, po drugie pozwala optymalnie wykorzystać możliwości przewidziane w strategiach i programach gminy, powiatu i województwa we współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Na co dzień kluczową rolę w dialogu odgrywa osoba będąca łącznikiem pomiędzy JST i NGO. Może to być urzędnik, który odpowiada za kontakty z organizacjami, utrzymywanie wzajemnych relacji i wymianę informacji, często nazywany pełnomocnikiem ds. NGO lub koordynatorem współpracy. Kontakty z organizacjami to jego podstawowe zadanie, ale w praktyce często ta osoba ma także inne zadania istotne z punktu widzenia dialogu. Organizuje np. spotkania, przeprowadza ankiety, prowadzi konsultacje z organizacjami czy też koordynuje prace nad przygotowaniem programu współpracy. Dlatego, gdy tych zadań jest więcej, nieskuteczne jest dokładanie ich do innych zadań, które na co dzień realizuje urzędnik. Wtedy znacznie bardziej użyteczne i efektywne jest wydzielenie osobnego stanowiska koordynatora współpracy czy też pełnomocnika do spraw współpracy z organizacjami pozarządowymi. Zwiększa to szanse na sprawny dialog, użyteczny dla obu stron.

W praktyce najważniejszym dokumentem, będącym podstawą współpracy JST i NGO jest roczny program współpracy. Kompleksowy program współpracy, obok celów i zasad, powinien:

• uwzględniać również wykorzystanie podstawowych narzędzi dialogu JST i NGO opisanych w Płaszczyźnie I, np. diagnozowanie potrzeb oraz potencjału organizacji pozarządowych czy formy i kanały komunikacji JST i NGO,
• obejmować działania służące wzmocnieniu infrastruktury współpracy i potencjału NGO, o których mowa w Płaszczyźnie III, 
• wskazywać zadania, które mają zostać zlecone organizacjom pozarządowym oraz różne formy współpracy finansowej i niefinansowej przy ich realizacji (Płaszczyzna II).

Uwzględnienie różnych narzędzi współpracy JST i NGO w rocznym programie współpracy pozwala je optymalnie zaplanować oraz zagwarantować środków na ich realizację w budżecie JST.

Standardy minimum modelowej współpracy w Płaszczyźnie I

Standardy minimum to podstawowe warunki, które powinny być spełnione, aby prowadzić dialog pomiędzy JST i NGO. Mają one charakter uniwersalny i dotyczą każdej gminy, każdego powiatu i województwa. Osiągnięcie standardów minimum nie jest gwarancją skutecznego dialogu, ale bez nich szanse na taki dialog są niewielkie. Sposoby realizacji standardów minimum mogą być różne. Zależy to od wielu czynników: od wielkości społeczności, liczby działających w niej organizacji pozarządowych, a przede wszystkim od oczekiwań i możliwości obu stron. Dużo zależy w tym zakresie od chęci oraz pomysłowości JST i NGO, ponieważ prawo pozostawia w tym zakresie stosunkowo dużo swobody. W opisach poszczególnych rodzajów narzędzi przedstawiono niektóre z tych sposobów, a także wskazano standardy rekomendowane, do których powinny dążyć obie strony dialogu (oczywiście po spełnieniu standardów minimalnych). Aby ułatwić spełnienie standardów minimalnych oraz rekomendowanych, w opisach zawarte są dobre przykłady wykorzystania poszczególnych narzędzi w praktyce. Stosowanie standardów minimum powinno uwzględniać wskazówki znajdujące się w opisach poszczególnych rodzajów narzędzi.

Standardy minimum dla Płaszczyzny I zostały ujęte w poniższej tabeli w powiązaniu z poszczególnymi grupami narzędzi. W opisach narzędzi znajdują się wskazówki dotyczące stosowania tych standardów.

Osiągnięcie standardów minimum wymaga zaangażowania obu stron, ale większa odpowiedzialność leży po stronie JST, która dysponuje prawnymi, organizacyjnymi i finansowymi instrumentami umożliwiającymi wdrażanie standardów.

Rodzaj narzędzia	Standard minimum
Narzędzia służące diagnozowaniu potrzeb i potencjału NGO	– Diagnozowanie potrzeb i potencjału organizacji pozarządowych prowadzone jest w sposób cykliczny (np. co roku albo co dwa lata) i wykorzystywanie przez JST wyników diagnozy w budowaniu współpracy z NGO. JST może wykorzystać różne formy diagnozowania uwzględnione w opisie narzędzi (np. spotkania z NGO), dostosowane do potrzeb i możliwości obu partnerów, ale powinna stosować znajdujące się w opisie narzędzi wskazówki i wykorzystać przykłady.
Narzędzia służące wymianie informacji, wiedzy i doświadczeń	– Powołanie przez samorząd łącznika pomiędzy JST i NGO (np. koordynatora współpracy, pełnomocnika ds. kontaktów z NGO). – Stosowanie mechanizmów aktywnego, z odpowiednim wyprzedzeniem, otwartego informowania NGO przez JST uwzględnionych w opisie narzędzi, z wykorzystaniem umieszczonych tam przykładów. – Wdrożenie formuły stałej wymiany informacji, wiedzy oraz doświadczeń pomiędzy JST i NGO z wykorzystaniem wskazówek i przykładów znajdujących się w opisie narzędzi.
Roczny program współpracy z NGO	– Przygotowanie i uchwalenie rocznego programu współpracy (RPW) zgodnie z wymaganiami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a także zgodnie ze wskazówkami znajdującymi się w opisie narzędzia i z wykorzystaniem przykładów zastosowania RPW. – Skonsultowanie projektu RPW z organizacjami pozarządowymi oraz radą działalności pożytku publicznego, jeżeli jest powołana, a jeżeli jej nie ma to z NGO, zgodnie ze wskazówkami znajdującymi się w opisie narzędzia. – Przygotowanie i opublikowanie sprawozdania z realizacji RPW oraz przedstawienie go organowi stanowiącemu JST i radzie działalności pożytku publicznego – jeżeli jest, a jeżeli jej nie ma, to przedstawienie sprawozdania NGO (np. na spotkaniu).
Rada działalności pożytku publicznego	– Powołanie rady działalności pożytku publicznego (RDPP) na wniosek organizacji pozarządowych, po uprzednim ustaleniu ze środowiskiem organizacji szczegółów dotyczących powołania i funkcjonowania Rady. – Wspólne określenie regulaminu i sposobu działania RDPP zgodnie ze wskazówkami i przykładami zawartymi w opisie narzędzia. – Konsultowanie z RDPP projektów decyzji istotnych dla działalności organizacji pozarządowych z zachowaniem zasad i wskazówek znajdujących się w opisie narzędzia.
Konsultacje JST z NGO	– Prowadzenie konsultacji z NGO w kwestiach istotnych dla ich działalności w oparciu o zasady i mechanizmy określone w uchwale organu stanowiącego, zgodnie ze wskazówkami zawartymi w opisie narzędzi i z wykorzystaniem znajdujących się tam przykładów. – Przygotowanie i upublicznienie raportów z konsultacji, zawierających zgłoszone uwagi oraz odniesienie się do nich przez JST.
Ciała konsultacyjno-doradcze	– Tworzenie ciał konsultacyjno-doradczych z udziałem NGO działających w obszarach należących do kompetencji tych ciał, o ile wynika to z obowiązującego prawa lub z decyzji JST, z uwzględnieniem wskazówek znajdujących się w opisie narzędzi i wykorzystaniem znajdujących się tam przykładów. – Tworzenie kanałów komunikacji i wymiany informacji pomiędzy tymi ciałami. – Wykorzystywanie przez JST opinii przedstawianych przez ciała konsultacyjno-doradcze przy podejmowaniu decyzji i ich realizacji.
Narzędzia służące wypracowywaniu, monitorowaniu i ocenie decyzji podejmowanych przez JST	– Tworzenie zespołów z udziałem NGO służących wypracowywaniu, monitorowaniu i ocenie samorządowych polityk publicznych na terenie danej jednostki samorządu terytorialnego, gdzie działają organizacje pozarządowe, z mocy obowiązującego prawa lub na podstawie decyzji JST. – Określanie zasad działania takich zespołów, ich kompetencji i składu, w oparciu o wskazówki zawarte w opisie narzędzi i z wykorzystaniem znajdujących się tam przykładów. – Wykorzystywanie przez JST efektów prac takich zespołów w podejmowaniu i realizacji decyzji oraz monitorowaniu i ocenie ich skutków.
Narzędzia służące rzecznictwu	– Wspieranie przez JST tworzenia sieci współpracy NGO działających na jej terenie z uwzględnieniem wskazówek znajdujących się w opisie narzędzia. – Utrzymywanie przez JST bieżących kontaktów z sieciami NGO i zapoznawanie się ze stanowiskami, petycjami oraz wnioskami wspólnie wypracowanymi przez te sieci.

Materiały dodatkowe

• Po co nam Rada Działalności Pożytku Publicznego (RDPP) w samorządzie lokalnym i regionalnym
• RPW, czyli roczny program współpracy
• Współpraca samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych przy diagnozowaniu lokalnych problemów i wyzwań

Autorki i autorzy:

• Piotr Drygała, Urząd Miejski w Dąbrowie Górniczej, Związek Miast Polskich: Roczny program współpracy z organizacjami pozarządowymi; Rada działalności pożytku publicznego (podstawowe narzędzie dialogu pomiędzy JST i NGO) oraz teksty w materiałach dodatkowych (Po co nam Rada Działalności Pożytku Publicznego w samorządzie lokalnym i regionalnym; RPW, czyli roczny program współpracy).
• Piotr Frączak, OFOP: Ciała konsultacyjno-doradcze (inne niż rady działalności pożytku publicznego), w których biorą udział przedstawiciele NGO.
• Ewa Gałka, Sieć SPLOT: Narzędzia służące wymianie informacji, wiedzy, doświadczeń.
• Adela Gąsiorowska, NIW-CRSO: Narzędzia służące wypracowywaniu, monitorowaniu i ocenie decyzji podejmowanych przez władze samorządowe; Narzędzia służące rzecznictwu (dialog pomiędzy organizacjami, rady organizacji pozarządowych, wypracowywanie wspólnych stanowisk).
• Tomasz Schimanek, Akademia Rozwoju Filantropii w Polsce: Wstęp; Główne obszary i narzędzia dialogu; standardy minimum oraz opracowanie całości.
• Mateusz Wojcieszak, Fundacja Pole Dialogu, OFOP: Narzędzia służące diagnozowaniu potrzeb i potencjału organizacji pozarządowych; Konsultacje JST z organizacjami pozarządowymi.