Mikrozakupy usług społecznych do progu zamówień publicznych

Opis narzędzia

Mikrozakupy to mechanizm wykorzystujący nabywanie usług poniżej progu zamówień publicznych (tzw. zakup do kwoty 170 tys. zł netto) na szeroko rozumiane usługi społeczne. Służy do nabywania usług o niewielkiej wartości, rekomendowanej do 20 tys. zł. Jest to systemowe i uporządkowane podejście do zlecania usług społecznych organizacjom pozarządowym, przyjmowane w drodze zarządzenia lub uchwały organu wykonawczego w tzw. regulaminie zakupów. Zapewnia to szybkie i proste zakupy, zgodne z ustawą o finansach publicznych, upraszczając jednocześnie współpracę finansową. Wymaga od NGO prowadzenia działalności gospodarczej lub odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego.

Tryb mikrozakupów usług regulowany jest w regulaminie zakupów, który zapewnia udział w postępowaniu każdemu wykonawcy. Nie może być zastrzeżony tylko dla NGO.

W modelu mikrozakupów usług społecznych, samorząd jest zamawiającym, a organizacja pozarządowa – wykonawcą (realizatorem) usługi. Realizuje usługę społeczną i rozlicza się fakturą za zrealizowane działania i osiągnięte rezultaty.

• Samorząd (zamawiający): przyjmuje wewnętrzne regulacje (zarządzenie/uchwałę) dla zakupów o wartości poniżej 170 tys. zł netto. JST ogłasza otwarte i jawne zapytanie ofertowe, i rozlicza się z wykonawcą na podstawie faktury, nie rozliczając wydatków, a działania i rezultaty.
• Organizacja pozarządowa (wykonawca): musi prowadzić co najmniej odpłatną działalność statutową pożytku publicznego.

Mechanizm realizuje zasadę efektywności, partnerstwa i uczciwej konkurencji. Pozwala wykorzystać istniejące regulacje do stworzenia elastycznego modelu realizacji usług, opartego na jawnych przepisach (wewnętrzny regulamin urzędu). Z punktu widzenia efektywności (prosta procedura i rozliczenie za faktycznie zrealizowane działania, rezultaty) daje możliwość zarządzania przedsięwzięciem, unikając wszystkich problemów, jakie niesie system dotacji (np. rozliczenia po wydatkach zgodnie z budżetem i zasadami dokonywania w nim zmian).

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Mikrozakupy usług społecznych to funkcjonalne i użyteczne uzupełnienie tradycyjnego trybu konkursowego, który jest często przeregulowany i nieadekwatny do skali małych dotacji. Mechanizm ten jest idealny do zakupu świadczeń o niewielkiej wartości, np. od 1000 do 20 tys. zł, zwłaszcza gdy zadania te są zlecane w trybie konkursu, a ich wartość jednostkowa nie przekracza wspomnianych kwot oraz znany jest potencjalny wykonawca. Zakup obejmuje głównie usługi społeczne, kulturalne, zdrowotne, sportowe i rekreacyjne objęte odpowiednimi kodami CPV (czyli jednolitym systemem klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych, stosowanym w przetargach publicznych w UE).

Korzyści dla JST

Zastosowanie mikrozakupów przynosi znaczące korzyści administracyjne i finansowe. Wprowadzenie tego mechanizmu, zgodnego z zasadą efektywności i gospodarności, pozwala samorządowi uniknąć największego problemu dotacji, jakim jest szczegółowe rozliczanie wydatków. Przejście na rozliczanie za rezultat (efekt) realizuje cel, którego nie udało się wprowadzić w konkursach ofert z udppiw. Upraszcza to pracę urzędników przy rozliczeniach, którzy mogą skupić się na celu usługi, a jednocześnie eliminuje ryzyko zwrotu środków ze względu na naruszenie zasad wydatkowania (np. przesunięcia między pozycjami kosztów w budżecie z naruszeniem zapisów umownych). Podstawą prawną są wewnętrzne regulacje, które gwarantują elastyczność, zgodność z zasadą pomocniczości i możliwość dostosowania trybu do lokalnych warunków. Dodatkowo, system mikrozakupów wspiera zasadę partnerstwa poprzez budowanie potencjału lokalnego sektora społecznego. Organizacje realizujące zamówienie uruchamiają działalność ekonomiczną (odpłatną statutową pożytku publicznego lub gospodarczą).

Podsumowanie korzyści:

• Uproszczenie: znacznie prostsza procedura zlecania dla niedużych zadań.
• Rozliczenie: rozliczenie wydatków na podstawie faktury za zrealizowaną usługę (efekt).
• Elastyczność: dostosowanie trybu do lokalnych warunków dzięki opieraniu się na wewnętrznych regulacjach JST, stanowiących podstawę prawną.
• Efektywność: możliwość rozliczenia za rezultaty, którego od lat nie udało się wprowadzić w udppiw.

Korzyści dla NGO

Mechanizm mikrozakupów oferuje NGO prostszy i bardziej elastyczny system gospodarowania środkami publicznymi w porównaniu do sztywnych regulacji dotacyjnych. Organizacje skupiają się na zakresie merytorycznym oferty, samodzielnie decydując o wydatkowaniu środków z ogólnej kwoty przeznaczonej na realizację usługi. Podstawą uruchomienia usług jest posiadanie uregulowanej działalności odpłatnej statutowej pożytku publicznego lub działalności gospodarczej. Z punktu widzenia płynności finansowej proponuje się wprowadzenie systemu zaliczkowego (np. 90% wartości zamówienia) po podpisaniu umowy, z szybkim terminem przekazania środków. Co więcej, w myśl zasady upraszczania procedur, NGO korzystają z krótszych procedur i braku narzuconych wzorów oferty, umowy i sprawozdania z rozporządzeń, co pozwala na dostosowanie do lokalnych potrzeb. Proces ten przyczynia się do budowania oddolnego potencjału mikroprzedsiębiorczości społecznej.

Podsumowanie korzyści:

• Prostota: prostszy i bardziej elastyczny system gospodarowania środkami publicznymi w porównaniu do dotacji.
• Wzmocnienie potencjału: wzmocnienie potencjału NGO przez możliwość generowania mikrozysków i swobodę wykorzystania środków na cele statutowe.
• Płatności: wprowadzenie systemu zaliczkowego (np. 90% wartości zamówienia) po podpisaniu umowy.
• Prostsze procedury: brak narzuconych wzorów oferty, umowy i sprawozdania, co ułatwia dostosowanie do lokalnych potrzeb.

Wyzwania związane ze stosowaniem

NGO musi prowadzić co najmniej odpłatną działalność statutową pożytku publicznego (lub gospodarczą), choć jest to forma działalności, którą łatwo uruchomić. Najczęściej do podjęcia i prowadzenia działalności odpłatnej wystarczy uchwała zarządu organizacji, zgodnie z jej statutem. 

Mikrozakupy niosą ryzyko konkurencji z biznesem, ponieważ w postępowaniu mogą wziąć udział wszystkie podmioty lokalne, w tym firmy. Jednak w praktyce kluczem wyboru nie jest cena, lecz jakość i charakter usług, a ich realnym dostarczycielem są często NGO.

Zakupy usług są najczęściej stosowanym trybem realizacji usług przez JST, jednak nie jest on wprost dedykowany NGO. Mimo tego, że samorząd często kupuje usługi od pojedynczych organizacji, zmiana na system zakupów systemowy wymaga zmiany przekonań i przyzwyczajeń w urzędzie. Problemem nie jest przepis, a praktyka.

Przykłady zastosowania

Model lokalnych mikrozakupów jest wdrażany, a jego założenia często znajdują praktyczne zastosowanie, choć nie zawsze są ujęte systemowo. Przykładem gotowości do zmian jest Tomaszów Mazowiecki, w którym rozwiązanie funkcjonuje już od kilku lat.

Materiały edukacyjne

Więcej o mikrozakupach na stronie Centrum OPUS, gdzie znajdują się poradnik oraz nagrania webinariów na ten temat.