Oprócz opisanych wyżej ciał konsultacyjno-doradczych, w samorządach terytorialnych mogą działać także ciała służące wypracowaniu konkretnych samorządowych polityk publicznych oraz ich monitorowaniu i ocenie. Narzędzia te są ukierunkowane przede wszystkim na efektywniejszą realizację działań samorządu, dlatego zazwyczaj uczestniczą w nich przedstawiciele władz i urzędnicy samorządowi. Często zaprasza się do nich także partnerów z innych instytucji (np. terenowej administracji rządowej czy służb mundurowych), indywidualnych ekspertów i ekspertki, a także przedstawicieli i przedstawicielki organizacji pozarządowych. Opisane dalej przykłady takich narzędzi uwzględniają możliwość uczestnictwa w ich pracach reprezentantów organizacji pozarządowych.

Opis narzędzi

Szczegółowe zasady działania narzędzi włączających organizacje pozarządowe w wypracowywanie, monitorowanie oraz ewaluację zależą od regulacji prawnej danej polityki publicznej. Zazwyczaj działanie takich narzędzi wynika z tego, że regulacje krajowe przewidują przyjmowanie przez samorządy terytorialne dokumentów strategicznych (programów), które wyznaczają sposób realizacji danej polityki, a także jej monitoring i ewaluację. Wówczas programy tworzone na poziomie lokalnym i regionalnym mogą być tworzone w sposób partycypacyjny. Mogą one także przewidywać powołanie ciał monitorujących i ewaluujących wdrażanie dokumentu bądź odpowiedzialnych za wypracowanie programu na kolejną perspektywę czasową. W niektórych przypadkach istnienie takich ciał przewidziane jest w prawie krajowym, czasem wynika wyłącznie z postanowień programów samorządowych. Nie ma również jednolitej praktyki co do składu zespołów. Jedynie niektóre polityki przewidują obowiązkowe zapraszanie do nich reprezentacji organizacji pozarządowych. W pozostałych przypadkach udział strony społecznej zależy od decyzji władz samorządowych.

Przykładem regulacji prawnych, które wymagają udziału przedstawicieli organizacji pozarządowych, są te dotyczące opisanych wcześniej komitetów sterująco-monitorujących funduszy europejskich. Ponadto warto zwrócić uwagę na kilka ciał, które zazwyczaj wykorzystują samorządy terytorialne.

1. Zespoły odpowiedzialne za przygotowanie, monitoring lub ocenę realizacji strategii: rozwoju gminy, rozwoju ponadlokalnego lub rozwoju wojewódzkiego. 

Strategie te są kluczowymi dokumentami dla funkcjonowania JST oraz są opracowywane i realizowane przez władze samorządowe na podstawie ustawy o samorządzie gminnym oraz ustawy o samorządzie województwa. Jednym z obligatoryjnych elementów strategii każdego szczebla są postanowienia określające „system realizacji strategii, w tym wytyczne do sporządzania dokumentów wykonawczych” (art. 11 ust. 1c pkt 8 ustawy o samorządzie województwa oraz 10e ust. 3 pkt 8 i art. 10g ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym). Samorządy terytorialne mogą zatem angażować reprezentację organizacji pozarządowych w opracowywanie strategii, a system jej realizacji może obejmować tworzenie międzysektorowych zespołów odpowiedzialnych za monitoring i ewaluację oraz współtworzenie dokumentów wykonawczych.

2. Zespoły działające w ramach polityk, w których samorządy mają daleko idące kompetencje, a ich realizacja jest koordynowana na szczeblu centralnym. Przykłady wymieniono poniżej.

• Przeciwdziałanie przemocy domowej

Przepisy ustawowe przewidują działanie na szczeblu gminnym zespołów interdyscyplinarnych działających w obszarze przeciwdziałania przemocy domowej. Ich zadaniem jest tworzenie warunków umożliwiających realizację zadań w tym obszarze oraz integrowanie i koordynowanie działań innych podmiotów (art. 9b ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie). Co więcej, ustawa wskazuje, że w skład zespołów mają wchodzić przedstawiciele organizacji pozarządowych (art. 9a ust. 3 pkt 6). Wykonując swoje zadania, zespoły interdyscyplinarne realizują działania określone w gminnych programach przeciwdziałania przemocy. Są one także odpowiedzialne za diagnozowanie problemu przemocy domowej w swoich gminach, opracowanie projektów programów oraz monitorowanie niektórych działań realizowanych w ich ramach (art. 9b ust. 1 i ust. 2 pkt. 1, 4, 6 i 7). Tak więc, przepisy krajowe wymagają, aby przedstawiciele organizacji pozarządowych byli angażowani w działalność zespołów opracowujących, wdrażających i w pewnym zakresie monitorujących gminne programy przeciwdziałania przemocy domowej. Jeszcze dalej idące zaangażowanie NGO w system monitorowania i ewaluacji programów może zostać wprowadzone przez same gminy.

Programy przeciwdziałania przemocy domowej opracowywane są także na szczeblu wojewódzkim (art. 6 ust. 6 pkt 1 ustawy). Przepisy ustawowe nie przewidują co prawda obowiązku włączenia organizacji pozarządowych w opracowywanie, realizację, monitoring i ewaluację tych programów, jednak taka praktyka może zostać przyjęta oddolnie przez samorządy.

• Profilaktyka uzależnień

Ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (art. 4¹ ust. 2) oraz ustawa o przeciwdziałaniu narkomanii (art. 10 ust. 2) przewidują tworzenie gminnych dokumentów strategicznych w zakresie przeciwdziałania uzależnieniom. Przepisy krajowe nie określają sposobu ich tworzenia, monitorowania i ewaluacji programów. W dokumentach tych władze samorządowe mogą jednak przewidzieć działanie zespołów odpowiedzialnych za te zadania. W skład zespołów mogą wchodzić partnerzy społeczni, w tym przedstawiciele organizacji pozarządowych.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Udział przedstawicieli NGO w ciałach wypracowujących polityki publiczne może wynikać z przepisów prawa, ale najczęściej jest przejawem woli władz samorządowych. Warto zapraszać do takich ciał przedstawicieli organizacji pozarządowych, w szczególności, gdy dotyczą one polityk publicznych, w których aktywnie działają organizacje. Ich przedstawiciele uzupełniają wiedzę, doświadczenie i punkt widzenia strony samorządowej, dzięki czemu wypracowane wspólnie polityki samorządowe mogą być bardziej skuteczne i użyteczne z punktu widzenia mieszkańców.

Korzyści dla JST

Główną korzyścią z działania zespołów odpowiedzialnych za wypracowywanie, monitorowanie oraz ewaluację polityk samorządowych jest zwiększenie jakości i efektywności tych polityk. W konsekwencji pozwala to na lepsze zaspokajanie potrzeb mieszkańców i mieszkanek, do których są one adresowane.

Istotne korzyści przynosi także zapraszanie do zespołów reprezentacji organizacji pozarządowych działających na terenie danej JST:

• Uczestnictwo strony społecznej (zamiast zespołu złożonego wyłącznie z urzędników i urzędniczek) pozwala na uwzględnienie w politykach samorządowych zróżnicowanych perspektyw. Często to właśnie organizacje pozarządowe pracują bezpośrednio z odbiorcami danych usług społecznych, czy nawet zrzeszają ich jako członków i członkinie. Lepiej znają więc potrzeby i specyfikę sytuacji określonych grup społecznych oraz mają z nimi bliższe relacje, pozwalające na efektywniejsze dotarcie. Dzięki swojemu doświadczeniu, organizacje pozarządowe są także ekspertkami w swoich dziedzinach, a większa swoboda działania niż w administracji samorządowej daje możliwość wdrażania bardziej innowacyjnych metod pracy. W konsekwencji mogą dostarczać cennych wskazówek co do rozwiązań, jakie należy wprowadzać w politykach publicznych.
• Udział reprezentacji organizacji pozarządowych (zamiast zapraszania wyłącznie indywidualnych ekspertów i ekspertek) zapewnia z kolei większą niezależność tych osób i partnerskie stosunki pomiędzy stroną społeczną a samorządową. Umożliwienie organizacjom wskazywania swojej reprezentacji (zamiast wybierania pojedynczych osób eksperckich przez władze samorządowe) pozwala więc uniknąć sytuacji, w której zespół jest zdominowany przez stronę samorządową. W konsekwencji wzmacnia to legitymację społeczną zespołu. Jednocześnie nie ma przeszkód, aby organizacje pozarządowe nominowały jako swoją reprezentację niezależnych ekspertów i ekspertki.
• Wspólne wypracowywanie decyzji pozwala także wyjść poza schematy przyjęte w administracji i uwzględniać innowacyjne, nieszablonowe podejście organizacji pozarządowych.
• Pozwala to także uwzględnić potencjał i możliwości działania NGO, co w trakcie realizacji wspólnie wypracowanych decyzji daje możliwość wykorzystania dodatkowych szans rozwojowych, np. skorzystania z funduszy dostępnych dla NGO, a niedostępnych dla JST.

Korzyści dla NGO

• Możliwość udziału w wypracowaniu polityk publicznych zwiększa szanse na realny wpływ organizacji pozarządowych na kształt tych polityk i ich dostosowanie do potrzeb oraz możliwości NGO, a przede wszystkim mieszkańców. Organizacje mają także możliwość wprowadzania do polityk publicznych kwestii istotnych dla mieszkańców, a niedostrzegalnych z perspektywy samorządowej. 
• Z drugiej strony, uczestnicząc w wypracowywaniu polityk publicznych czy ocenie ich realizacji, organizacje pozarządowe mogą poszerzyć wiedzę o problemach społeczności lokalnych oraz o działaniach samorządu służących ich rozwiązaniu. Daje to możliwość poszerzenia spojrzenia organizacji na potrzeby społeczne oraz sposoby ich zaspokajania.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Tworzenie i działanie międzysektorowych zespołów wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Po pierwsze, trudności może rodzić znalezienie odpowiednio eksperckich organizacji i osób gotowych zaangażować się na stałe w pracę zespołu, w szczególności w małych samorządach. Decyzja o utworzeniu i składzie zespołu powinna zatem uwzględniać liczbę organizacji działających w danej JST oraz posiadane przez nie zasoby. W przypadku małej liczby lokalnych organizacji, do zespołu można zaprosić również organizacje wojewódzkie lub krajowe, pracujące na terenie danej gminy lub powiatu.

Wyzwaniem może być także stworzenie warunków do efektywnej współpracy pomiędzy reprezentantami różnych sektorów. Aby uniknąć takiego ryzyka, najlepiej włączać różne podmioty od jak najwcześniejszego etapu prac. Projektując działanie zespołów, należy również uwzględniać zróżnicowane potrzeby i warunki pracy różnych grup. Warto korzystać z doświadczeń tych samorządów, w których podobne zespoły już działają.

Przykłady zastosowania

Zasady działania zespołów, w tym dobre praktyki ich stosowania, są zbliżone do ciał dialogu obywatelskiego opisanych we wcześniejszej części opracowania. W tym punkcie warto jednak wspomnieć o dwóch szczególnych rekomendacjach.

• Dobrą praktyką jest regularna współpraca zespołów z innymi organami dialogu – zarówno stałymi, jak i tymczasowymi, o ogólnym lub zbliżonym zakresie działania (np. z odpowiednią komisją dialogu społecznego).
• Najlepiej, aby zespół był włączony we wszystkie etapy cyklu polityki publicznej (opracowanie, wdrożenie, monitoring, ewaluacja) – o ile pozwalają na to przepisy krajowe. Alternatywnie można tworzyć oddzielne zespoły odpowiedzialne za poszczególne etapy, jednak wówczas powinny one ze sobą ściśle współpracować.

Oto przykłady zastosowania opisanych narzędzi.

Dąbrowa Górnicza

Przedstawiciele organizacji pozarządowych włączeni byli w zespoły problemowe i radę konsultacyjną zaangażowane w tworzenie Strategii.

Tworzenie Strategii Rozwoju Miasta w Dąbrowie Górniczej

Sopot

Powołana została Rada Strategii, w której skład wchodzą przedstawiciele organizacji i ciał opiniodawczo-doradczych (Rady Organizacji Pozarządowych i Młodzieżowej Rady Miasta). Do zadań Rady należy opiniowanie i doradzanie w sprawach związanych z realizacją Strategii Rozwoju Miasta na lata 2022-2030 oraz wspieranie władz miasta w podejmowaniu decyzji dotyczących m.in. inwestycji, rozwoju gospodarczego, polityki społecznej, ochrony środowiska.

Rada Strategii w Sopocie

Gdańsk

Wieloletnie Ramowe Programy Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii na lata 2017-2020 oraz 2021-2025 przewidują działanie zespołów ds. monitoringu i ewaluacji Programów. Oba zespoły były złożone z urzędników oraz przedstawicieli organizacji pozarządowych działających w obszarze profilaktyki uzależnień i Gdańskiej Rady Organizacji Pozarządowych. Kompetencje tych ciał obejmują różne zadania z zakresu monitorowania i ewaluacji Programów. Co więcej, są one odpowiedzialne za opracowanie projektów kolejnych programów wieloletnich.

Monitorowanie i ocena programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych w Gdańsku

Standard minimum modelowej współpracy Możliwa skala tworzenia efektywnie działających zespołów zajmujących się wypracowaniem, monitorowaniem i oceną samorządowych polityk publicznych jest zależna od wielkości samorządu oraz liczby działających w nim organizacji pozarządowych. Minimalnym standardem jest tworzenie takich zespołów dla samorządowych polityk publicznych, dla których na terenie danej JST faktycznie działają organizacje pozarządowe. Im większa jednostka samorządu terytorialnego (np. duże miasto, samorząd powiatowy lub wojewódzki), tym więcej powinno być takich zespołów i więcej miejsc powinno przysługiwać w nich NGO. Zainteresowane organizacje można identyfikować w szczególności na podstawie ich udziału w innych formach współpracy z samorządem (np. uczestnictwa w konkursach ofert czy konsultacjach społecznych). Jednocześnie, tworząc zespół należy wdrożyć następujące minimalne standardy, niezależne od wielkości i szczebla działania samorządu: – przewidzieć dla organizacji taką liczbę miejsc w zespole, aby ich głos był znaczący i zespół nie był zdominowany przez urzędników, – umożliwić organizacjom samodzielne nominowanie swojej reprezentacji do zespołu (bezpośrednio przez organizacje albo za pośrednictwem ciał dialogu obywatelskiego, np. stronę społeczną lokalnej RDPP),  – wyposażyć zespół w realne (nie fasadowe) kompetencje, – tworzyć zespoły w ramach tych polityk, w których władze samorządowe faktycznie chcą słuchać głosu organizacji pozarządowych – tak, aby rezultaty prac zespołów miały realne przełożenie na tę politykę. JST powinna wykorzystywać efekty pracy takich zespołów w podejmowaniu i realizacji decyzji.