Opracowane lokalne standardy realizacji dla wybranych zadań publicznych

Opis narzędzia 

Przypisujemy wysoką pozycję i wiodącą rolę mieszanym zespołom konsultacyjno-doradczym, powołanym w celu wyboru konkretnych zadań do realizacji oraz zwiększenia udziału przedstawicieli organizacji pozarządowych w komisjach konkursowych oraz ich wpływu na założenia ogłoszeń konkursowych, w tym rekomendowanie standardów. Mogą powstawać m.in. zespoły powoływane:

• w ramach działania RDPP o stałym charakterze i międzysektorowe,
• jako Komisje Dialogu Obywatelskiego przy jednostkach organizacyjnych samorządu, wpisane do wieloletnich programów współpracy (np. Warszawa, Gdańsk).

Istotą ich działania jest włączenie środowiska organizacji do podejmowania szerokich dyskusji na temat zagadnień nurtujących społeczność lokalną. Jednym z elementów współpracy tych komisji z administracją jest udział w opracowaniu i wdrażaniu określonych rozwiązań związanych z realizacją zadań samorządu zlecanych NGO.

Jednym z ważniejszych tematów do przepracowania w zespołach mogą być standardy realizacji zadań publicznych (szczególnie wysokobudżetowych), które powinny powstawać przy licznym udziale doświadczonych NGO, jako późniejszych realizatorów tych zadań. Organizacje te najlepiej znają realia realizacji tego typu działań i we współpracy z przedstawicielami administracji i różnych branż powiązanych z danym zadaniem są w stanie zaproponować rzetelne standardy ich wykonywania. Innym przykładem mogą być zespoły powoływane do opiniowania założeń do ogłoszeń konkursowych, gdzie określane są zasady realizacji zadań zleconych (cele, rezultaty, zasady wdrażania itp.). Zespoły takie są przejawem realizacji zasady partnerstwa i efektywności we współpracy administracji z NGO. 

Podsumowując, opisane praktyki można podzielić na cztery zasadnicze etapy, w których zgodnie z zasadami (przede wszystkim partnerstwa i pomocniczości), powinni uczestniczyć przedstawiciele organizacji. Pierwszy to określenie sfer współpracy i zadań, które w danych sferach powinny być realizowane we współpracy z organizacjami. Drugi to definiowanie sposobu i standardów realizacji tych zadań; trzeci – przekazywanie zadań do realizacji poprzez przyjazne i adekwatne do uwarunkowań lokalnych upowszechnianie w ogłoszeniach konkursowych, a czwarty – ocena składanych ofert realizacji zadań.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Rozwiązania należy stosować jak najszerzej: w każdej procedurze ustalania zadań do realizacji oraz późniejszego wyboru realizatorów tych zadań. Wcześniejsze włączenie do konsultacji i procesów decyzyjnych szerszego grona przedstawicieli NGO pozwala na bardziej adekwatne wybory oraz zmniejszenie napięcia wokół tych procesów i ostatecznie podejmowanych decyzji. Takie postępowanie wydaje się szczególnie ważne w sytuacji, gdy mamy do czynienia z dużą liczbą podmiotów gotowych podjąć się realizacji zadań, co wzmaga konkurencję. Warto wtedy przedyskutować kierunki i priorytety na dany rok w obszarze współpracy (temat dla Komisji Dialogu Obywatelskiego przy np. Wydziale Spraw Społecznych). Wspólna selekcja zadań, określanie standardów ich realizacji oraz wyłanianie wykonawców podwyższa oczekiwany poziom usługi, obniżając jednocześnie napięcie wokół całego procesu decyzyjnego.

Korzyści dla JST

• Zaangażowanie w sposób trwały (instytucjonalny) większej liczby przedstawicieli organizacji w proces konsultacyjny i decyzyjny znacznie odciąży pracowników administracji, nadmiernie obciążonych w okresach organizowania konkursów i oceny ofert. Trwałe i poważne zaproszenie organizacji do współdziałania zwiększy ich zaangażowanie w cały proces współpracy i pozwoli na lepsze zrozumienie strony samorządowej, co wpłynie na zwiększenie akceptacji obowiązujących i wspólnie wypracowanych reguł. Poza tym eksperci z NGO mają bardzo dobre rozeznanie w warunkach realizacji zadań i umiejętnie odczytują niektóre zapisy w ofertach konkursowych, co może pomóc w trafniejszej ocenie samej oferty i kondycji potencjalnego realizatora.
• Poszerzenie współpracy o wspólne opracowywanie standardów realizacji zadań jest niewątpliwie elementem profesjonalizacji obu stron współpracy, a wypracowane w ten sposób standardy mogą być podstawą zarówno oceny merytorycznej, jak i wyceny realizacji poszczególnych zadań. 

Korzyści dla NGO

• Organizacje pozarządowe, biorąc udział w procesie wyłaniania zadań do realizacji oraz współtworząc standardy tych usług, zwiększają swój wpływ zarówno na treść merytoryczną realizowanych projektów, jak i na podejście urzędnicze. Pozwala to ograniczyć procedury biurokratyczne adekwatnie do faktycznych wymogów i możliwości realizacyjnych sektora pozarządowego.
• Dzięki stałemu kontaktowi i stałej wymianie doświadczeń poprawia się wzajemne zaufanie i zrozumienie, co z pewnością ułatwi zmiany w praktycznych zachowaniach, a przez to również wpłynie na jakość współpracy.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Proces konsultacyjny i procedura wyboru powinny być zorganizowane w taki sposób, by z jednej strony uniknąć zarzutów o zaangażowaniu w proces decyzyjny podmiotów, które później będą ubiegać się o realizację zadania, a z drugiej – nie wyeliminować z konkursu zbyt wielu potencjalnych wykonawców. Stosowanie narzędzia musi zachować standardy uczciwej konkurencji, jawności i efektywności. Dlatego procesy powinny być wpisane do np. programu współpracy, a tworzenie zespołów i konsultacje powinny być jak najszerzej upublicznione.

Przykłady zastosowania

Komisje Dialogu Społecznego w Warszawie

Od kilkunastu lat funkcjonują Komisje Dialogu Społecznego, które mają charakter branżowy i dzielnicowy. Działają długofalowo, prowadząc negocjacje, konsultacje i wymianę informacji między miastem a NGO i partnerami społecznymi.

Komisje Dialogu Obywatelskiego w Gdańsku

Udało się zainteresować samorząd Gdańska modelem warszawskim i od kilku lat możliwe jest powoływanie takich gremiów również w Gdańsku. Na wniosek o powołanie KDO wydano zarządzenie Nr 1199/16 z 4 sierpnia 2016 r. (ostatnia zmiana zarządzeniem Nr 969/110/25 z 31 lipca 2025 r.). KDO to branżowe zespoły o charakterze inicjatywnym i doradczym, składające się z przedstawicieli i przedstawicielek Prezydenta Miasta Gdańska i NGO, które mogą być powoływane przez Prezydenta na wniosek NGO w danych obszarach (np. niepełnosprawność, edukacja, kultura, ekologia).

Zespół międzysektorowy w województwie pomorskim

W ramach współpracy samorządu województwa pomorskiego z NGO wprowadzono do programu współpracy i powołano Zespół Międzysektorowy. W jego skład wchodzą wyznaczeni przez marszałka urzędnicy i przedstawiciele organizacji wskazani przez Pomorską Radę Organizacji Pozarządowych. To zespół inicjatywno-doradczy, powołany przez Zarząd Województwa Pomorskiego do współpracy przy opracowywaniu, monitoringu i ewaluacji programów Współpracy Samorządu Województwa Pomorskiego z NGO.

Standardy prowadzenia domów i klubów sąsiedzkich w Gdańsku

Jeśli chodzi o standardy, to np. obowiązują wspólnie wypracowane standardy prowadzenia Domów Sąsiedzkich i Klubów Sąsiedzkich. Są one opisane w publikacji Model Domu Sąsiedzkiego Gdańskiej Fundacji Innowacji Społecznej. Standard stanowi część procedury konkursu na zadanie publiczne związane z prowadzeniem domów i klubów sąsiedzkich Zarządzenie nr 374/25 Prezydenta Miasta Gdańska z 4 marca 2025 r.

Grupy branżowe (międzysektorowe i tylko z udziałem NGO)

• Wrocławska Grupa Branżowa ds. Osób z Niepełnosprawnościami i Dostępności
• SCAL Wrocław: Sieć Centrów Aktywności Lokalnej
• Grupa branżowa ds. Migracji i Społeczeństwa Różnorodnego Kulturowo