Opis narzędzia 

Opisany i sformalizowany zbiór zasad współpracy przy korzystaniu z mienia komunalnego w postaci lokali (np. szkół, domów kultury) – w formie uchwały rady lub zarządzenia prezydenta, burmistrza – ujednolica zasady ich udostępniania organizacjom pozarządowym. Może obejmować dostęp do sal lekcyjnych, gimnastycznych, auli bibliotecznych czy zaplecza technicznego szkół, domów kultury i ośrodków sportu. Zasady te precyzują tryb składania wniosków, wysokość ewentualnych opłat (z preferencją dla NGO) oraz odpowiedzialność za mienie. Takie programy mogą wskazywać konkretne zadania publiczne, na realizację których udostępniane będą lokale/przestrzenie albo wskazywać rodzaj działalności NGO. Sam konkurs na zadanie publiczne może przewidywać udostępnienie określonej przestrzeni na wydarzenie czy cykl wydarzeń, w którym samorząd zapewnia realizatorowi zadania konkretną przestrzeń na uzgodnionych wcześniej pomiędzy jednostkami warunkach (opłaty, godziny, świadczenia na miejscu). Wówczas z reguły ogłoszenie konkursowe precyzuje nazwę jednostki, z którą NGO ma podpisać porozumienie i zakres świadczenia.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

• Organizacje pozarządowe zgłaszają brak lokali na prowadzenie działalności, podczas gdy budynki publiczne po godzinach swojej pracy stoją puste.
• W sytuacjach, gdy proces wynajmu/użyczania sal w różnych szkołach czy placówkach jest niespójny (każdy dyrektor stosuje inne zasady).
• Samorząd chce pobudzić aktywność mieszkańców na danym terenie, np. w dzielnicach/miejscowościach oddalonych od centrum, lub w konkretnych dziedzinach (np. sportowej poprzez udostępnienie sal gimnastycznych czy kulturalno-edukacyjnej poprzez udostępnianie innych pomieszczeń szkół czy ośrodków kultury).
• Zasoby finansowe na zadania publiczne są ograniczone, a mimo to samorząd ponosi koszty utrzymania obiektów.
• Efektywne wykorzystanie środków na zadanie publiczne następuje poprzez ograniczenie wynajmu przestrzeni na rynku komercyjnym, dzięki dostępności zasobów samorządowych.
• Samorząd chce wzmocnić realne partnerstwo z NGO i budować zaufanie – wówczas udostępnianie zasobów pokazuje, że nie tylko zleca zadania, ale realnie wspiera organizacje w ich realizacji.

Korzyści dla JST

• Efektywność ekonomiczna

Lepsze wykorzystanie istniejącej infrastruktury (budynki „zarabiają” na siebie lub realizują cele społeczne, zamiast generować koszty, pozostając niewykorzystane  po godzinach pracy).

• Budowa wspólnoty

Szkoły i domy kultury stają się rzeczywistymi centrami życia lokalnego (tzw. koncepcja „otwartej szkoły”).

• Realizacja zadań własnych

Wsparcie NGO w realizacji zadań publicznych (np. sportu czy edukacji) bez konieczności budowy nowej bazy lokalowej.

Korzyści dla NGO

• Obniżenie kosztów operacyjnych

Dostęp do darmowej lub bardzo taniej bazy lokalowej pozwala przeznaczyć więcej środków na bezpośrednie działania merytoryczne. Umożliwia to obniżenie kosztów realizacji zadania lub poszerzenia jego zakresu.

• Stabilność działania

Jasne, spisane zasady korzystania z lokali miejskich dają pewność planowania długofalowych projektów i cyklicznych zajęć.

• Lokalizacja

Możliwość działania blisko odbiorców (np. prowadzenie zajęć dla dzieci bezpośrednio w szkole, do której uczęszczają).

• Wiarygodność

Realizacja działań w przestrzeniach publicznych zwiększa zaufanie odbiorców, partnerów i grantodawców.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Dyrektorzy placówek obawiają się dodatkowej odpowiedzialności, niszczenia mienia lub jego szybszej eksploatacji, wzrostu kosztów mediów, wydłużenia godzin pracy placówki oraz konieczności zapewnienia kadry do obsługi.

Należy rozwiązać kwestie logistyczne, takie jak zapewnienie dostępu do budynku w godzinach wieczornych lub w weekendy, co wiąże się z kosztami dozoru, sprzątania i dopasowaniem terminów.

Niezbędne jest też precyzyjne uregulowanie kwestii odpowiedzialności prawnej, w tym ubezpieczenia OC, przekazywania sal oraz spełnienia wymogów tzw. ustawy Kamilka. Trzeba zsynchronizować ewentualne opłaty za użytkowanie lub najem z harmonogramem realizacji zadania publicznego.

Przykłady zastosowania

Warszawa

Dedykowane zarządzenie regulujące współpracę szkół z NGO przewiduje możliwość nieodpłatnego udostępniania bazy szkolnej, jeśli organizacja realizuje zadania na rzecz miasta.

Zarządzenie nr 182/2018 Prezydenta m.st. Warszawy

Gdańsk

Projekt „Gdańska Szkoła Otwarta” promuje ideę szkół jako centrów lokalnej aktywności, wychodząc poza standardowe ramy godzin lekcyjnych.

Regulamin udostępniania pomieszczeń na przykładzie SP nr 38 w Gdańsku

Wrocław

Program darmowych sal gimnastycznych dla NGO we wrocławskich szkołach: Zarządzenie nr 12765/24 Prezydenta Wrocławia

Gmina Liszki

Preferencyjne stawki dla lokalnych klubów: Zarządzenie nr SA.0050.151.2024 Wójta Gminy Liszki

Gmina Bukowiec

Uproszczony cennik za media: Zarządzenie nr 73/23 Wójta Gminy Bukowiec