Opis narzędzia
Udostępnianie zasobów rzeczowych znajdujących się w gestii samorządu (np. sprzętu nagłaśniającego, sal, samochodów, sprzętu biurowego czy narzędzi) odbywa się najczęściej w formie użyczenia (nieodpłatnie) lub najmu/dzierżawy (odpłatnie, często na preferencyjnych warunkach). Samorządy mogą to robić w ramach partnerstwa i współpracy pozafinansowej, którą reguluje udppiw (art. 5 ust. 2 pkt 4). Istotne są również uchwały organów stanowiących JST, takie jak lokalne programy współpracy (roczne i wieloletnie), a także różne inne dokumenty, w tym strategie i programy sektorowe oraz polityki współpracy.
Kiedy warto stosować rozwiązanie
Współdzielenie zasobów jest praktyczną realizacją zasady efektywności i partnerstwa oraz szczególnie uzasadnione jest w następujących sytuacjach:
- przedsięwzięcia okazjonalne: gdy NGO organizuje jednorazowe wydarzenie, nawet cyklicznie, np. festyn, zawody sportowe lub konferencję i potrzebuje sprzętu (np. barierek, namiotów, nagłośnienia) lub sali konferencyjnej czy warsztatowej na krótki czas,
- niewystarczające zasoby finansowe NGO do zakupu sprzętu: może to być młoda, mała organizacja, której potrzeby dotyczą specjalistycznego wyposażenia (np. bus do przewozu osób z niepełnosprawnościami, duży sprzęt),
- brak możliwości przechowywania sprzętu przez NGO lub nieodpowiednie warunki: ze względu na gabaryty, ilość (np. krzeseł, stołów) lub rodzaj (np. wyposażenie zewnętrzne lub wymagające określonych warunków do przechowywania, składowania),
- niewykorzystany potencjał JST: gdy zasoby samorządowe (np. maszyny w zakładzie komunalnym) „stoją bezczynnie” po godzinach pracy urzędu lub w weekendy.
Korzyści dla JST
- Efektywność ekonomiczna
Sprzęt, który już został zakupiony, jest intensywniej wykorzystywany na rzecz społeczności lokalnej (wyższy zwrot z inwestycji społecznej).
- Realizacja zadań niższym kosztem
NGO ponosi mniejsze koszty, a więc zadanie publiczne może być tańsze, samo wypożyczenie nie generuje dużych obciążeń dla samorządu, jest dużo tańsze niż zakup sprzętu z dotacji.
- Dobry stan sprzętu
Regularnie używany i serwisowany sprzęt często pozostaje w lepszym stanie niż ten składowany przez lata w magazynie i nieużywany.
- Budowanie zaufania i rozwój partnerstwa
Transparentne zasady użyczania mienia budują wizerunek samorządu jako partnera wspierającego lokalną aktywność. Taka forma współdziałania też jest wyrazem zapisanego w udppiw partnerstwa, które jest jedną z fundamentalnych zasad relacji JST i NGO.
- Aspekty wizerunkowe
Wypożyczenie sprzętu jest okazją do pochwalenia się współpracą i budowania pozytywnego wizerunku zarówno organizacji, jak i samorządu.
- Kwestie środowiskowe
Coraz częściej przy realizacji różnych zadań duże znaczenie odgrywają cele środowiskowe i realizacja zasady DNSH (ang. Do Not Significant Harm, „nieczynienie znaczącej szkody środowisku”). Współdzielenie sprzętu zakupionego ze środków UE przez samorząd jest doskonałym przykładem realizacji tej zasady.
Korzyści dla NGO
- Redukcja kosztów stałych
Organizacja nie musi inwestować w drogie środki trwałe ani wynajmować ich na rynku komercyjnym, nie ponosi kosztów przechowywania.
- Większa profesjonalizacja
Dostęp do nowoczesnego sprzętu JST pozwala podnieść jakość organizowanych wydarzeń.
- Mobilność i zasięg
Możliwość skorzystania ze środków transportu samorządowego pozwala na realizację działań w sołectwach oddalonych od siedziby organizacji lub mobilne usługi na większym terenie, np. pomoc osobom w kryzysie bezdomności na większym terenie.
- Poczucie stabilności
Stały dostęp do zaplecza technicznego pozwala planować działania długofalowe.
Wyzwania związane ze stosowaniem
Skuteczne współdzielenie zasobów wymaga jasnych procedur, aby uniknąć zarzutów o niegospodarność, faworyzowanie wybranych podmiotów lub zniszczenia sprzętu. Mogą w tym pomóc przejrzyste procedury i dokumenty. Przede wszystkim jest to regulamin udostępniania, czyli jasny dokument określający, kto może pożyczyć sprzęt, na jak długo i kto odpowiada za usterki. Ważny jest kalendarz rezerwacji online – publicznie dostępny system, w którym NGO widzą dostępność zasobów (np. sali czy samochodu). Należy pamiętać o protokole zdawczo-odbiorczym, co jest standardową procedurą zabezpieczającą obie strony pod względem technicznym. Warto też zadbać o bazy zasobów: tworzenie „banków sprzętu” przy Centrach Organizacji Pozarządowych lub wskazanie lokalnych operatorów w NGO lub JST.
Przykłady zastosowania
Wiele mniejszych samorządów stosuje uproszczony protokół użyczenia, który nie wymaga odrębnej uchwały rady, a jedynie decyzji wójta, burmistrza na podstawie ogólnych przepisów o gospodarce mieniem. Dobrą praktyką jest publikowanie na stronie urzędu „Listy dostępnego sprzętu”, który NGO może wypożyczyć na czas festynów czy wydarzeń lokalnych.
Kalisz
Zarządzenie Prezydenta Kalisza szczegółowo opisuje zasady korzystania z pomieszczeń i sprzętu multimedialnego. Pomieszczenia i sprzęt są udostępniane nieodpłatnie na cele statutowe. Zasady reguluje Regulamin Centrum Organizacji Pozarządowych (COP) działającego w strukturze samorządowej, który zawiera wzór formularza użyczenia i określa zasady rezerwacji.
Gmina Konstantynów Łódzki
Program współpracy definiuje wsparcie merytoryczne i rzeczowe, w tym pomoc w organizacji imprez poprzez udostępnienie zasobów gminnych jednostek organizacyjnych.