Opracowane zasady powoływania i działania komisji konkursowych z udziałem partnerów społecznych

Opis narzędzia

Komisja konkursowa jest powoływana przez organ ogłaszający konkurs (art. 15 ust. 1 pkt 2a). Zgodnie z przepisami udppiw jest powoływana tylko i wyłącznie w celu opiniowania złożonych ofert. Oznacza to, że to organ (np. wójt gminy), po zapoznaniu się z wynikami prac komisji, podejmuje ostateczne rozstrzygnięcie.

Patrząc na pracę komisji i jej rolę w procedurze konkursowej warto przywołać trzy zasady dotyczące współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi.

Uczciwa konkurencja

Osoba zasiadająca w komisji musi wyłączyć się z prac, jeśli w konkursie pojawią się oferty NGO, z którymi w jakiś sposób jest powiązana (np. działa w niej osoba najbliższa). Wyłączenie to oznacza całkowitą rezygnację z zasiadania w danej komisji. Osoba taka nie ocenia żadnej oferty w danym konkursie.

Partnerstwo

Komisja bierze udział w decyzjach dotyczących środków publicznych. Ustawa gwarantuje udział w jej pracach także stronie pozarządowej. Jednak udział osób wskazanych przez organizacje w procedurze wyboru ofert musi zostać zapewniony pod pewnymi warunkami. Warunkiem ich udziału, podobnie jak pozostałych osób w komisji, jest bezstronność. Nie mogą być to osoby wskazane przez NGO biorące udział w konkursie bądź z nimi powiązane. To jedno z największych wyzwań, opisanych dalej w wyzwaniach związanych ze stosowaniem.

Efektywność

Rolą komisji jest ocena złożonych ofert i wyrażenie opinii w formie oceny ofert, zgodnie z zamkniętym katalogiem kryteriów z art. 15. Celem jest wybór najlepszych ofert, co nie oznacza najtańszych. Sposób oceny, np. co mieści się w konkretnych kryteriach ustawowych, powinien być określony w ogłoszeniu konkursowym. Komisja powinna wskazać organowi oferty, które uzyskują najlepsze efekty w stosunku do wydatków.

Sposób oceny i dostosowania kryteriów poszczególnych części oferty powinien być opisany szczegółowo w zarządzeniu o ogłoszeniu konkursu i powołaniu komisji. Ze względu na zmieniające się rozporządzenie określające wzór oferty szczegółowy sposób oceny jej poszczególnych części, w powiązaniu z kryteriami, określa organ.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

W praktyce samorządowej komisje konkursowe powoływane są w drodze zarządzeń. Muszą być powoływane w każdym otwartym konkursie ofert. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby podobne komisje powołać w trakcie innych procedur dotacyjnych (np. na podstawie ustawy o zdrowiu publicznym, ustawy o sporcie czy też ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych). We wszystkich tych przypadkach mamy do czynienia z przyznawaniem dotacji NGO.

Korzyści dla JST

• Organ ogłaszający konkurs nie ma pełnej wiedzy, doświadczenia i kompetencji do oceny ofert. Poza prozaicznymi wyzwaniami typu czas na zapoznanie się z ofertami i ich analizę, wójt, burmistrz, prezydent czy zarząd powiatu lub województwa nie składa się zazwyczaj z osób, które mogą merytorycznie odnieść się do każdego rodzaju zadania publicznego, na które ogłasza konkursy. Dzięki komisji ma szansę na poznanie fachowej opinii o złożonych ofertach i wyrobienie sobie na tej podstawie zdania. Bardzo często wyniki obrad komisji konkursowych są zatwierdzane tylko przez organ ogłaszający konkurs i publikowane jako rozstrzygnięcie konkursu. Pamiętać jednak należy, że nie jest to oczywiste i obowiązkowe.
• Udział w komisji osób spoza danego urzędu, odpowiadającego za procedurę konkursu, daje także legitymację społeczną do podejmowanych rozstrzygnięć. Jasno pokazuje, że decyzje finansowe nie są jednostronnymi rozstrzygnięciami organu na podstawie opinii podległych pracowników i pracownic, tylko zostały wypracowane w toku wielostronnej dyskusji, z zachowaniem społecznej kontroli.

Korzyści dla NGO

• W celu przezwyciężenia nieufności między organizacjami a administracją, ustawodawca wskazał, że w tak newralgicznej procedurze jak konkurs ofert, NGO powinny uczestniczyć nie tylko w roli oferentów, ale także recenzentów przedkładanych w konkursie propozycji.
• Wyzwaniem może być znalezienie w lokalnym środowisku organizacji działającej w danej tematyce, niebiorącej udziału w konkursie. Warto szukać takiego podmiotu w sąsiedniej gminie czy powiecie oraz zachęcić do udziału w komisji osoby na co dzień niezwiązane z NGO, ale dysponujące fachową wiedzą.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Wyzwaniem jest znalezienie osób z NGO, które chcą zasiadać w komisji. Praca ta dla osoby z trzeciego sektora jest rodzajem wolontariatu. Ustawodawca nie przewiduje możliwości zwrotu kosztów, wypłacania diet ani wynagrodzeń. Prace często są długie, mogą trwać wiele dni. Rozwiązaniem może być praca zdalna i prowadzenie posiedzeń w trybie hybrydowym. Dodatkowo, wiele samorządów korzysta z generatorów ofert. Zazwyczaj pozwalają one na indywidualną pracę osób z komisji nad ofertami on-line i przygotowanie opinii przed samym posiedzeniem. Dzięki temu można usprawnić prace na posiedzeniach i dyskutować już tylko o ofertach czy ich częściach, które budzą jakieś kontrowersje lub występują różnice zdań w ocenach.

Komisja opiniuje oferty, nie rozstrzyga o wynikach konkursu. Wyzwaniem dla organu jest podjęcie decyzji na podstawie opinii komisji. Często ma ona formę punktową. Dobrą praktyką jest przygotowanie dla opiniowanych ofert krótkich uzasadnień, pokazujących mocne i słabe strony w różnych kategoriach ocen. Dzięki temu organ może w łatwy sposób, poza oceną punktową, znaleźć podstawy dla rozstrzygnięcia. Pamiętać należy, że to organ decyduje ostatecznie o wynikach. Osoba pełniąca daną funkcję musi być świadoma, że przekazuje środki na realizację zadania konkretnej organizacji i ewentualnie to ona, a nie komisja będzie odpowiadała na pytania z tym związane. W związku z tym w obecnej sytuacji prawnej organ ma jak najbardziej prawo do podjęcia rozstrzygnięć innych niż opinia komisji. Zawsze powinien jednak zapoznać się z nią i wziąć pod uwagę.

Bardzo często wyzwaniem jest wyważenie finansowe pomiędzy chęcią przyznania środków jak największej liczbie NGO a należytym dofinansowaniem najlepszych ofert. Zawsze jest to indywidualne, ale warto zakładać, że za należycie wykonywaną pracę należy sprawiedliwie zapłacić. Najlepsze oferty powinny spotkać się z wysoką oceną komisji i propozycją przyznania środków gwarantujących należyte wykonanie zadania.

Przykłady zastosowania

Hrubieszów

Dla przejrzystości prac komisji warto wprowadzić czytelną punktację kryteriów, według których opiniowane są oferty. Przykładem jest Hrubieszów, stosujący skalę ocen od 0 do 100. Wiele innych samorządów także postępuje w ten sposób. Pozwala to łatwo porównać oferty między sobą. Można też wyznaczyć minimalną liczbę punktów, konieczną do zdobycia w celu uzyskania dofinansowania.

Przykładowe ogłoszenie z Hrubieszowa

Lublin

Rada Miasta Lublin w lokalnym programie współpracy przedstawiła procedurę wskazywania osób z NGO do prac w komisjach konkursowych. Odbywa się to centralnie, w jednym terminie. Pozwala to na wypracowanie jednej praktyki dla wszystkich komórek organizacyjnych, jasną i przejrzystą procedurę. Stosowana procedura jest prosta. Prezydent, w terminie do 21 dni roboczych od wejścia w życie programu, publikuje informację o naborze kandydatów i kandydatek do komisji konkursowych. Do informacji dołącza się formularz ich zgłoszenia.

Program współpracy Miasta Lublin z NGO

Łódź

Prezydent Łodzi uregulował funkcjonowanie procedur konkursowych zarządzeniem. W dużych miastach, gdzie konkursy są prowadzone przez różne komórki organizacyjne, zarządzenie wprowadza jednolity standard działania dla komisji i jasno określa, co komisja może, a czego nie w trakcie swoich prac. Jako ciekawe rozwiązanie można wskazać zapis: „Dotacja nie może być przyznana na kwotę mniejszą niż 70% wnioskowanej kwoty”. To przykład na to, jak odpowiedzieć na wyzwanie wyważenia finansowego.

Zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi dotyczące trybu planowania, ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania otwartych konkursów ofert