Opracowane zasady realizacji działań informacyjnych przy realizacji zadań publicznych

Opis narzędzia 

Wzajemne informowanie się o planowanych kierunkach działalności to jeden z elementów współpracy jednostki samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi (art. 5 ust. 2 pkt 2) udppiw). Tę formę współpracy pozafinansowej można wykorzystać do promowania NGO i ich działań z wykorzystaniem strony internetowej samorządu – wydzielonej na niej zakładki lub podstrony dla organizacji, oficjalnych profili w mediach społecznościowych, bezpłatnej gazety lokalnej, newsletterów dla NGO, mieszkańców i dziennikarzy.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Promocja jest jednym z najprostszych, najszybszych i najtańszych sposobów wspierania organizacji pozarządowych, choć często bywa niedoceniana i niewykorzystywana w pełni. W tym przypadku zasada wzajemności wzmacnia partnerstwo – samorząd promuje działania NGO w swoich kanałach komunikacji, a organizacje pokazują mieszkańcom zaangażowanie samorządu. Poprzez promocję zwiększa się rozpoznawalność organizacji i podejmowanych przez nią działań, co ułatwia mieszkańcom dostęp do usług, wydarzeń i aktywności społecznych na terenie JST. Lepsza rozpoznawalność organizacji i jej działalności może też zachęcać do współpracy np. międzysektorowej (biznes), do wolontariatu i zaangażowania obywatelskiego.

Wdrażanie różnych elementów współpracy pozafinansowej, w tym działań promocyjnych, może być też ważne, gdy samorząd nie może zwiększyć wsparcia finansowego na zadania zlecane NGO. Współpraca w obszarze promocji sprzyja lepszemu przepływowi informacji w społeczności lokalnej, ponieważ mieszkańcy szybciej dowiadują się o dostępnych usługach społecznych, wydarzeniach czy ofertach wsparcia, na które przyznano środki z samorządu lub z innych źródeł.

Korzyści dla JST

• Promowanie działań organizacji wspieranych lub współpracujących z samorządem podkreśla jego otwartość, przejrzystość i aktywność, co przekłada się na budowanie pozytywnego wizerunku samorządu jako partnera dla organizacji pozarządowych. Promocja zadań realizowanych przez NGO (zwłaszcza finansowanych lub dofinansowanych przez samorząd) pomaga komunikować, jak na terenie JST wdrażana jest np. polityka społeczna, kulturalna, sportowa, edukacyjna, ekologiczna.
• Wykorzystanie istniejących kanałów komunikacji, którymi samorząd posługuje się do informowania mieszkańców o swoich działaniach, nie generuje dodatkowych wydatków, a jednocześnie dzięki działaniom organizacji zakres tych informacji jest ciekawszy, różnorodny i skierowany do różnych grup odbiorców. W przypadku promocji projektów finansowanych lub dofinansowanych z budżetu samorządu działania te są bardziej widoczne, więc z dotowanego projektu może skorzystać większa liczba mieszkańców.

Korzyści dla NGO

• JST mają kanały komunikacji o dużym zasięgu – strona internetowa, lokalna gazeta, oficjalne profile w mediach społecznościowych, newslettery. W przypadku większych samorządów mogą być zawierane umowy, np. z telewizją internetową na nagranie lokalnego wydarzenia. Dzięki temu promocja przez samorząd znacząco zwiększa widoczność wydarzeń, projektów i usług oferowanych przez NGO.
• W ramach zawartych umów organizacje zobowiązane są do informowania o fakcie finansowania lub dofinansowania zadania publicznego, warto więc korzystać z tej formy wsparciai, zwłaszcza że promowanie przez samorząd działań NGO pozwala dotrzeć do większej liczby odbiorców, wspomaga rekrutację uczestników i zwiększa frekwencję na wydarzeniach. Tą drogą można też dotrzeć do innych miejskich instytucji, które na swoich stronach mogą publikować ogłoszenia i zaproszenia organizacji.
• Obecność organizacji i jej projektów w mediach samorządowych podnosi zaufanie partnerów, sponsorów i mieszkańców, a także pozwala na budowanie rozpoznawalności NGO w dłuższej perspektywie, nie tylko w kontekście jednego projektu czy wydarzenia. Ta forma współpracy jest korzystna również dla młodych i małych organizacji, które często nie posiadają odpowiednich umiejętności komunikacyjnych czy zasobów kadrowych w zakresie promocji, a poprzez samorządowe kanały komunikacji łatwiej im dotrzeć do różnych grup odbiorców.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Zrozumienie zasady wzajemności może być różnie postrzegane. Organizacje nie zawsze pamiętają o oznaczeniu samorządu jako grantodawcy w projektach finansowanych lub dofinansowanych z JST, dlatego samorząd musi przypominać o obowiązkach promocyjnych i kontrolować ich realizację. Często NGO przygotowujące materiały graficzne na potrzeby realizowanego zadania publicznego nie przesyłają ich do akceptacji zgodnie z zapisami umowy, co prowadzi do tego, że np. po fakcie okazuje się, że logotyp samorządu użyto nieprawidłowo.

Ponadto, organizacje dostarczają treści o różnej jakości (grafiki, teksty, zdjęcia), co powoduje, że pracownicy samorządu muszą czasem edytować materiały lub odmawiać publikacji informacji i zaproszeń. Może to prowadzić do niezadowolenia organizacji lub nawet rezygnacji z korzystania z tej formy promocji działań. Samorządowe redakcje niejednokrotnie mają wiele tematów do obsłużenia, więc treści przesyłane przez NGO mogą mieć ograniczoną liczbę publikacji. Dlatego warto ustalić jasne zasady dotyczące kolejności publikacji, terminów, danych kontaktowych czy możliwości korzystania zamiennie z różnych form promocji dostępnych w samorządzie.

Prowadzenie podstrony czy zakładki na stronie internetowej JST dedykowanej NGO może być wyzwaniem w małych samorządach z uwagi na ograniczone zasoby kadrowe (publikacja informacji, ich aktualizacje), gdzie często osoba zajmująca się współpracą z organizacjami ma też inne zadania.

Przykłady zastosowania

Katowice 

Na stronie głównej powstała podstrona „Dla mieszkańca” i zakładka „Współpraca z NGO”: katowice.eu/ngo. Publikowane są tam informacje dedykowane organizacjom przez urząd, a także ogłoszenia przekazywane przez NGO. Informacje te są również przesyłane w każdy piątek w formie newslettera do organizacji. W zakładce o dobrych praktykach udostępniono informacje o formach wspierania działań promocyjnych organizacji, wraz z danymi kontaktowymi. Dostępne formy promocji obejmują m.in. bezpłatną gazetę miejską, biuletyn dla dziennikarzy, newsletter dla mieszkańców, media społecznościowe.

Wrocław

Na stronie wroclaw.pl/rozmawia/ngo można znaleźć wszystkie informacje dotyczące konkursów ofert dla NGO, oferty najmu lokali, ekonomii społecznej we Wrocławiu czy Wrocławskiej RDPP. Ogłoszenia kierowane do organizacji z urzędu oraz od innych NGO publikowane są na stronie wroclaw.pl/rozmawia/wroclaw-rozmawia-aktualnosci.

Wołomin

Na stronie wolomin.org/strefa-organizacji-pozarzadowych publikowane są zarówno informacje gminy kierowane do organizacji pozarządowych, jak i ogłoszenia od organizacji. Najbardziej aktualne ogłoszenia są eksponowane na pierwszym planie. Strona jest prosta w obsłudze. Aby wyszukać starsze informacje lub komunikaty, trzeba przejść do zakładki Organizacje pozarządowe.

Częstochowa

Na stronie www.czestochowa.pl/ngo dostępne są zakładki z najważniejszymi informacjami dla organizacji pozarządowych, np. otwarte konkursy ofert, tryb małych zleceń czy dokumenty do pobrania. Ogłoszenia kierowane do organizacji z urzędu oraz od innych NGO są publikowane w zakładce Aktualności.