Opracowane zasady tworzenia partnerstw projektowych w modelach: JST – NGO oraz NGO – JST

Opis narzędzia

Partnerstwo projektowe przewiduje wspólną realizację projektu przez samorząd i organizacje pozarządowe, na które pozyskano środki ze źródeł zewnętrznych, np. z funduszy unijnych. 

Partnerstwo możliwe jest w dwóch formułach opisanych poniżej.

JST – NGO: samorząd jako lider projektu, partnerem jest organizacja lub organizacje pozarządowe

Samorząd jest zobowiązany do przeprowadzenia otwartego naboru partnerów w terminie umożliwiającym jego wybór oraz pozwalającym wszystkim stronom partnerstwa na udział w opracowaniu wniosku o dofinansowanie projektu. Potencjalni partnerzy powinni mieć co najmniej 21 dni kalendarzowych na składanie ofert. Wybór partnera powinien nastąpić przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Na tym etapie nie jest konieczne zawieranie umowy partnerskiej, a jedynie podpisanie listu intencyjnego o wspólnej realizacji projektu.

NGO – JST: organizacja pozarządowa jako lider projektu, partnerem jest samorząd (dodatkowo może być też organizacja)

Organizacja występuje do samorządu z pisemną propozycją współpracy i przygotowania wniosku o dofinansowanie, zawierającą wszystkie informacje niezbędne do podjęcia decyzji, to znaczy: cel, termin realizacji, planowane działania dla stron, rezultaty, wartość, wymagany wkład własny. Po wyrażeniu zgody na wspólną realizację projektu, strony przystępują do pracy nad wnioskiem. Również w tym przypadku podpisywany jest list intencyjny.

Dokumentem regulującym prawa i obowiązki partnerów projektu jest umowa partnerska, która powinna być zawarta przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. Partnerstwo jest zatem formalną współpracą dwóch lub więcej podmiotów (JST i NGO), którzy wspólnie planują, realizują i rozliczają projekt na jej podstawie. Każdy partner wnosi określone zasoby: merytoryczne, ludzkie, techniczne, organizacyjne i finansowe.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Partnerstwo projektowe sprawdza się szczególnie wtedy, gdy JST i NGO chcą połączyć zasoby, kompetencje i doświadczenia, aby wspólnie pozyskać zewnętrzne finansowanie, szczególnie z UE. Samorząd wnosi zaplecze administracyjne, stabilność finansową i infrastrukturę, a organizacje – doświadczenie w pracy z lokalną społecznością, elastyczność działania i podejście prospołeczne.

Taka współpraca zwiększa zaufanie instytucji finansujących i odbiorców. Czasem partnerstwa międzysektorowe wynikają z wymogów konkursowych i są obowiązkowe, a nieraz projekt może mieć po prostu większe szanse na uzyskanie finansowania lub dofinansowania ze źródeł zewnętrznych, gdy za partnerstwa przyznawane są dodatkowe punkty na etapie oceny.

Z uwagi na wartość takich projektów, mogą mieć one strategiczne znaczenie dla samorządu i jego zadań, a także mają znaczenie wizerunkowe, ponieważ dzięki nim budowana jest długoterminowa współpraca oparta na wspólnym doświadczeniu i wzajemnym zaufaniu. Partnerstwo to dobry sposób na łączenie zasobów, zwłaszcza gdy realizacja projektu przekracza możliwości jednego podmiotu (samorządu, organizacji) lub gdy działania wymagają wyspecjalizowanych usług, które NGO już wcześniej dostarczała lub realizuje na co dzień w ramach swoich zadań statutowych.

Korzyści dla JST

• W przypadku, gdy samorząd jest liderem, a partnerem organizacja pozarządowa, wówczas JST kieruje projektem, ale korzysta z zasobów i kompetencji organizacji, jej doświadczenia w pracy np. z grupami defaworyzowanymi, integracji, pracy środowiskowej, a także z jej doświadczenia w innych sferach pożytku publicznego. Ponadto partnerstwo zmniejsza obciążenia samorządu lub jego jednostek organizacyjnych, ponieważ NGO realizuje część działań. Umożliwia to samorządom lepiej docierać do różnych grup odbiorców, realizować działania bardziej dopasowane do ich potrzeb, przyspiesza rekrutację i zwiększa efektywność projektu. NGO może zaproponować nowe metody działania, które samorząd testuje w projekcie, bez konieczności zmiany stałych procedur urzędowych. Taka forma współpracy wzmacnia wizerunek samorządu jako lidera współpracy lokalnej, pokazuje jego otwartość oraz zwiększa zaufanie mieszkańców.
• Wiele podobieństw występuje, gdy organizacja pozarządowa jest liderem, a partnerem jest JST. Projekt prowadzi organizacja – to ona pozyskuje i rozlicza środki, a samorząd współrealizuje działania i wnosi zasoby, więc ma on mniejsze obciążenia administracyjne. Ta forma współpracy buduje wizerunek samorządu jako wspierającego oddolne inicjatywy, pokazuje zaufanie do NGO oraz gotowość do współdziałania na zasadach partnerstwa, a nie tylko poprzez zlecanie zadań publicznych. Partnerstwo NGO – JST może być też korzystne z punktu widzenia wytycznych konkursu, gdy wprost wynika z nich, że podmiotami uprawnionymi do składania wniosków są tylko organizacje, a samorząd może być ewentualnie partnerem projektu, więc przy tej okazji JST może pozyskać dodatkowe źródło finansowania różnych działań.

Korzyści dla NGO

• W przypadku, gdy liderem jest jednostka samorządu terytorialnego, organizacja jako partner realizuje merytoryczną część działań projektowych, a ciężar administracyjny i finansowy projektu ponosi JST (rozliczenia, kontrole, przepływy finansowe i sprawozdawczość). Samorząd zapewnia stabilność finansową oraz instytucjonalną, a także dostęp do infrastruktury, jeśli jest to potrzebne (sale, sprzęt, przestrzenie), dostęp do danych i kanałów komunikacji oraz wsparcie administracyjne. Partnerstwo z samorządem może wzmacniać wiarygodność i pozycję organizacji, zwiększać zaufanie innych grantodawców, rozwijać kompetencje zespołu oraz podnosić poziom profesjonalizacji. Poprzez działania projektowe organizacja może mieć udział w tworzeniu i testowaniu lokalnych rozwiązań społecznych, edukacyjnych czy obywatelskich.
• W sytuacji, gdy liderem jest NGO, a samorząd jest partnerem, organizacja ma wówczas kontrolę nad projektem i zarządza nim, a JST wnosi zasoby i wsparcie instytucjonalne. NGO ma również dostęp do zasobów samorządu, w tym do jego bazy kontaktów i kanałów komunikacji, dzięki czemu projekt dociera do większej liczby mieszkańców. W takich projektach lider z NGO może również długofalowo wpływać na lokalne strategie i programy oraz wzmacniać swoją pozycję jako kluczowego podmiotu lokalnego. Partnerstwo projektowe często prowadzi do dalszych wspólnych inicjatyw i partnerstw.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Wyzwania proceduralne i ryzyko odrzucenia wniosków

• Brak spójnej, jednolitej procedury regulującej zasady wchodzenia JST w rolę partnera może prowadzić do niezależnego wyrażania zgody na udział w kilku projektach jednocześnie przez różne komórki organizacyjne urzędu. Skutkować to może odrzuceniem wniosków na etapie oceny formalnej, jeśli przepisy naboru dopuszczają partnerstwo tylko w jednym projekcie.
• Niezależnie od tego, kto jest liderem (JST czy NGO), konieczne jest wprowadzenie ujednoliconej procedury naboru partnerów lub procedury przystąpienia przez samorząd do projektu oraz koordynacji procesu w ramach jednej komórki organizacyjnej. Procedura ta powinna być każdorazowo dostosowana do wymagań danego naboru wniosków o dofinansowanie i zgodna z dokumentami programowymi.

Wyzwania finansowe i formalne

• Wytyczne konkursów zewnętrznych, zwłaszcza w odniesieniu do środków unijnych, są złożone i mają rozbudowane wymogi formalne. Decyzja o przyznaniu dofinansowania bywa odłożona w czasie (przedłużony proces oceny wniosku, negocjacje), co negatywnie wpływa na płynność finansową organizacji.
• Sytuacja konieczności zapewnienia wkładu własnego finansowego bywa barierą dla niektórych organizacji, a czasem również dla samorządów.
• Problemy z płatnościami, takie jak konieczność prefinansowania, mogą być trudniejsze do udźwignięcia dla organizacji niż dla samorządu.

Wyzwania operacyjne i ryzyko przeciążenia

• Z uwagi na różnice organizacyjne występuje rozbieżne tempo pracy między partnerami: w JST ścieżki decyzyjne są wydłużone z powodu konieczności stosowania dodatkowych procedur i przepisów prawa, natomiast organizacje są bardziej elastyczne. W sytuacji, gdy liderem jest JST, organizacja musi dostosować się do sztywnych procedur samorządowych.
• Niedotrzymanie harmonogramu przez jednego partnera wpływa na cały projekt.
• Realizacja projektu może prowadzić do potencjalnego przeciążenia dla organizacji, co w efekcie grozi jej wycofaniem się z projektu i przeniesieniem zadań na samorząd.
• W celu minimalizacji ryzyka warto starannie opracować wniosek i umowę partnerską, ustalając podział odpowiedzialności, możliwości stron w zakresie planowanych działań i rezultatów oraz trwałości projektu.

Przykłady zastosowania

Kraków

Zarządzeniem Prezydenta przyjęto procedurę zawierania partnerstw projektowych, która określa zasady przystępowania do projektów, a także ich wspólnej realizacji. Jej celem jest zapewnienie transparentności działań oraz równego dostępu organizacji do form współpracy oferowanych przez JST. W dokumencie zawarto opis kolejnych etapów postępowania, w szczególności, gdy liderem projektu partnerskiego jest NGO, a partnerem Miasto Kraków (załącznik nr 1 do zarządzenia). Istotnym ułatwieniem dla organizacji jest również wzór wniosku o zawarcie partnerstwa projektowego, którego liderem jest organizacja pozarządowa (załącznik nr 2 do zarządzenia).

Zarządzenie nr 673/2025 Prezydenta Miasta Krakowa z 24 marca 2025 r. w sprawie przyjęcia „Procedury zawierania partnerstw projektowych pomiędzy Gminą Miejską Kraków a organizacjami pozarządowymi”

PRZYKŁADY PARTNERSTW PROJEKTOWYCH

Katowice

Projekt: Nikiszowieckie Centrum Sprawiedliwej Transformacji

Adresatami działań są mieszkańcy obszarów objętych procesem sprawiedliwej transformacji, ze szczególnym uwzględnieniem dzielnicy Janów Nikiszowiec, w której zmiana związana jest z procesem przekształcenia terenu po byłej KWK Wieczorek w tzw. Dzielnicę Nowych Technologii – Katowicki Hub Gamingowo-Technologiczny.

Program: Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 (Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji)

Termin realizacji: od 1 marca 2024 r. do 30 czerwca 2026 r.

Realizatorzy projektu: Fabryka Inicjatyw Lokalnych (lider) i Miasto Katowice (partner).

Wartość projektu (dofinansowanie): 2 854 102 zł, w tym: dofinansowanie z UE (90%) – 2 568 691 zł, dofinansowanie z BP (10%) – 285 410 zł.

Wartość realizowanych zadań: 693 197 zł, w tym: dofinansowanie z UE (90%) – 623 877 zł, dofinansowanie z BP (10%) – 69 319 zł.

Nikiszowieckie Centrum Sprawiedliwej Transformacji

Poznań

Projekt: BEZPIECZNA PRZYSTAŃ – wsparcie osób w kryzysie bezdomności przebywających w Poznaniu

Celem projektu jest objęcie 641 osób w kryzysie bezdomności przebywających w Poznaniu różnorodnymi formami wsparcia. Działania obejmują osoby dotknięte wykluczeniem z dostępu do mieszkań lub zagrożone bezdomnością.

Współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) z Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021–2027, Działanie 6.16 – Integracja społeczna i aktywizacja społeczna.

Termin realizacji: od 1 czerwca 2025 r. do 31 grudnia 2028 r. 

Realizatorzy projektu: Miasto Poznań (lider), Fundacja Pomocy Wzajemnej Barka (partner)

Wartość całego projektu: 48 249 762 zł, dofinansowanie z UE: 33 774 833 zł

Wartość części realizowanej przez Fundację Barka: 6 152 612 zł, udział własny (5%) – 307 630 zł.

BEZPIECZNA PRZYSTAŃ