Otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych w formie powierzenia

Opis narzędzia

Otwarty konkurs ofert to podstawowy tryb zlecania realizacji zadań publicznych organizacjom pozarządowym (art. 11 ust. 1 pkt 2 oraz art. 13-16 udppiw). Organ administracji publicznej (właściwy dla danego szczebla samorządu) ogłasza konkurs, w którym organizacje składają oferty na realizację konkretnego zadania publicznego. Samorząd decyduje się powierzyć realizację tego zadania organizacjom pozarządowym w myśl zasady pomocniczości.

W przypadku powierzenia w ogłoszeniu konkursowym podana jest informacja, że zadanie publiczne zostanie zlecone w tej formie, czyli oznacza, że zostanie w 100% sfinansowane z dotacji i nie ma konieczności wnoszenia wkładu własnego finansowego przez organizację. Samorząd, powierzając zadanie, przekazuje środki i zasoby, tak by podmiot realizujący mógł je w całości wykonać. W ramach zadania publicznego powinny być również wskazane w ogłoszeniu konkursowym możliwości przeznaczenia określonej części dotacji na rozwój instytucjonalny organizacji, co przekłada się na podnoszenie jakości świadczonych usług. Są to środki, np. na podnoszenie kompetencji kadry realizującej, zakup sprzętu i wyposażenia niezbędnego do realizacji zadania, zakup systemu informatycznego czy inne rozwiązania organizacyjno-techniczne zwiększające efektywność i bezpieczeństwo realizowanych usług. Jeżeli JST zleca realizację zadania własnego, wskazanie takich kosztów staje się obowiązkowym elementem ogłoszenia konkursowego.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Otwarty konkurs ofert na powierzenie warto stosować, gdy samorząd planuje przekazać organizacji pełną realizację danego zadania, z uwagi na jej specjalistyczne kompetencje, doświadczenie i posiadane zasoby (osobowe, rzeczowe). Tryb ten sprawdza się, gdy planowane są umowy wieloletnie, np. na zadania w obszarze pomocy społecznej, gdzie ciągłość i stabilność usług jest ważna z perspektywy mieszkańców. Można go stosować także w sytuacjach, gdy prowadzenie różnego typu placówek i stawka na jedną osobę wynikają z innych przepisów prawa (np. w środowiskowych domach samopomocy). Ideą powierzenia jest faktyczne przekazanie realizacji zadania wraz ze środkami. W niektórych przypadkach może to być również przekazanie zadania razem z zasobami rzeczowymi (ruchomości i nieruchomości) oraz osobowymi (zmiana pracodawcy dla dotychczasowej kadry w JST).

Uwzględnianie kosztów rozwoju instytucjonalnego przy powierzeniu jest uzasadnione, ponieważ samorząd, przekazując pełną realizację zadania, inwestuje w organizację jako trwałego i profesjonalnego realizatora. Docelowo takie podejście sprzyja podnoszeniu jakości usług dla mieszkańców oraz wzmacnia lokalne organizacje pozarządowe.

Korzyści dla JST

• Otwarty konkurs ofert w formie powierzenia określa jasne zasady i procedurę wyboru organizacji, która gwarantuje najlepszy wkład merytoryczny dzięki swoim kompetencjom (zasoby osobowe) lub zasobom rzeczowym. Jest to bardzo ważne przy zlecaniu zadań długoterminowych, gdy samorząd chce zabezpieczyć wysoką jakość wsparcia lub pomocy dla danej grupy mieszkańców poprzez wyłonioną w konkursie organizację.
• Ta forma zlecania zadań sprzyja budowaniu wieloletniej współpracy z organizacjami działającymi na terenie danej JST i buduje potencjał partnerów społecznych w realizacji usług społecznych. Efekt ten zostanie wzmocniony, jeśli samorząd zapewni możliwość przeznaczenia części dotacji na rozwój instytucjonalny organizacji, traktując to jako inwestycję w trwałą jakość usług, stabilność realizacji zadania oraz długofalowe partnerstwo na rzecz mieszkańców.

Korzyści dla NGO

• Powierzenie oznacza, że organizacja jest realnym partnerem samorządu, odpowiedzialnym za prowadzenie określonych usług publicznych, a nie wykonawcą jednego projektu. To buduje stabilność usług realizowanych przez organizację, zwłaszcza w przypadku kontraktów wieloletnich. W powierzeniu samorząd pokrywa 100% kosztów zadania, co pozwala organizacji skoncentrować się na jakości usług, a nie na poszukiwaniu wkładu własnego czy dodatkowych źródeł finansowania.
• Ponieważ środki z samorządu są stabilnym źródłem finansowania, umożliwiają organizacji rozwój kompetencji i profesjonalizację działań, lepsze warunki pracy zespołu, mniejszą rotację kadry oraz długofalowe planowanie, szczególnie przy umowach wieloletnich. Ta forma zlecania zadań, z uwzględnieniem możliwości przeznaczenia części dotacji na rozwój instytucjonalny organizacji, wzmacnia ich pozycję jako partnerów lokalnego samorządu oraz zwiększa wiarygodność wobec innych grantodawców.

Wyzwania związane ze stosowaniem 

Powierzenie zadania publicznego powinno być poprzedzone analizą skutków społecznych i ekonomicznych. Jest to wyraz realizacji zasady pomocniczości. W przypadku posiadania partnerów społecznych gotowych do prowadzenia zadania, samorząd powinien dążyć do przekazania zadań wraz z odpowiednimi środkami i zasobami do podmiotów gotowych do samodzielnej realizacji.

Z punktu widzenia samorządu dotacja musi pokryć wszystkie koszty realizacji, tak jak w przypadku zadania własnego. Ponadto, przy zlecaniu zadań dłuższych niż rok warto rozważyć procentowy wzrost dotacji w kolejnym roku budżetowym, uwzględniając wzrost płacy minimalnej i wzrost cen rynkowych towarów, usług (może tu wystąpić trudność w precyzyjnym oszacowaniu kosztów na kolejne lata). Zadania w ramach powierzenia, zwłaszcza te dotyczące dostarczenia usług kluczowych dla mieszkańców, powinny być oparte na kontraktach wieloletnich wpisanych do wieloletniej prognozy finansowej.

Z punktu widzenia organizacji pozarządowych może również wystąpić ryzyko niedoszacowania kosztów realizacji, a wymóg zapewnienia ciągłości i wysokiej jakości usług, nawet gdy wystąpią problemy kadrowe lub finansowe, wiąże się z dużą odpowiedzialnością za całość zadania i zagrożeniem jego niewykonania.

W przypadku powierzenia zadania publicznego i dopuszczenia przeznaczenia części dotacji na rozwój instytucjonalny organizacji pozarządowej, samorząd musi na etapie ogłoszenia konkursowego jasno określić trzy kwestie: limit procentowy tych kosztów, rodzaj kosztów kwalifikowanych oraz ich powiązanie z jakością i trwałością realizowanego zadania.

Po stronie organizacji wyzwaniem jest:

• właściwe zaplanowanie, uzasadnienie i rozliczenie kosztów przeznaczonych na rozwój,
• odpowiedzialność za trwałe i efektywne wykorzystanie zakupionego sprzętu, zdobytych kompetencji,
• efektywność wdrożonych rozwiązań techniczno-organizacyjnych.

Należy pamiętać, że rozwój instytucjonalny przy zadaniach zleconych jest ściśle powiązany z samym zadaniem i podniesieniem jakości oraz standardu świadczonych usług.

Warto zatem wspólnie wypracować standardy realizacji zadań, szczególnie zlecanych w formule powierzenia. Taki standard zapewni, zgodnie z najlepszą wiedzą, wysoką jakość realizowanych zadań i pozwoli uwzględnić faktyczne koszty adekwatne do ich specyfiki.

Przykłady zastosowania

Kraków

Otwarty konkurs ofert na realizację w formie powierzenia zadania publicznego – „Centrum Obywatelskie – ul. Reymonta 20” na okres od 1 lipca 2025 r. do 30 czerwca 2027 r. 

Wartość zadania: 1 600 000 zł (w 2025 r. – 400 000 zł, w 2026 r. – 800 000 zł, w 2027 r. – 400 000 zł)

Otwarty konkurs ofert w Krakowie

Gmina i miasto Proszowice

Otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych w 2025 r. w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego, a także podtrzymywania i upowszechniania tradycji narodowej, pielęgnowania polskości oraz rozwoju świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej.

Wartość zadania: 10 000 zł

Otwarty konkurs ofert w Proszowicach 

Gmina Zebrzydowice

Otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych w 2026 r. w zakresie edukacji, oświaty i wychowania – dowóz z terenu gminy Zebrzydowice uczniów niepełnosprawnych na zajęcia edukacyjne do Zespołu Niepublicznych Placówek Rehabilitacyjno-Oświatowych w Bażanowicach przy ul. Zamkowej 4.

Wartość zadania: 75 000 zł

Otwarty konkurs ofert w Zebrzydowicach

Jastrzębie-Zdrój

Otwarty konkurs ofert na powierzenie zadań publicznych Miasta Jastrzębie-Zdrój w dziedzinie pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób: „Prowadzenie ogrzewalni dla osób bezdomnych przy ulicy Północnej w Jastrzębiu-Zdroju”.

Wysokość środków przeznaczonych na realizację zadania w latach 2025-2026: 315 000 zł (w 2025 r. – 135 000 zł, w 2026 r. – 180 000 zł).

Otwarty konkurs ofert w Jastrzębiu-Zdroju