Praktyczne zastosowanie Modelu współpracy

Rola i cele powiązania płaszczyzn

Model 2.0 zakłada podział współpracy na trzy powiązane ze sobą płaszczyzny. Ideą jest łączenie ich poszczególnych elementów i obszarów w logiczny system współpracy lokalnej.

Płaszczyzna to przestrzeń współpracy wydzielona na potrzeby Modelu, wskazująca wyraźną sferę budowania relacji. Płaszczyzny te to:

  1. Dialog jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych.
  2. Współpraca jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami w zakresie realizacji zadań samorządu.
  3. Infrastruktura współpracy, tworzenie warunków do aktywności społecznej.

Obszary to elementy składowe każdej płaszczyzny. Pokazują, co, gdzie i jak należy wdrożyć, aby w pełni osiągnąć jej cele.

Narzędzia współpracy opierają się na obowiązujących praktykach i przepisach prawa. To konkretne rozwiązania, których wdrożenie stanowi „cegiełkę” w tworzeniu modelowej współpracy. Model wskazuje, które z nich należy uruchomić jako podstawowe (standardy minimum). 

Wiele z tych elementów Modelu funkcjonuje już na poziomie lokalnym dzięki ponad 20-letniej praktyce stosowania udppiw. Budowanie modelowej współpracy to jednak ciągły proces, a praca z Modelem to układanie wszystkich tych „puzzli” w jeden logiczny obraz.

Płaszczyzna I. Dialog jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych

Celem Płaszczyzny I jest „rozmowa” o współpracy i włączenie jej w strategiczne kierunki rozwoju lokalnego. Na jej bazie tworzone jest lokalnie miejsce na współpracę samorządu z organizacjami pozarządowymi. Dialog wskazuje najważniejsze obszary współdziałania (od wzajemnego informowania po wspólne realizowanie działań) i określa rolę NGO w politykach publicznych.

Płaszczyzna ta obejmuje różne formy relacji, określane jako dialog między JST i NGO, który służy zwiększeniu skuteczności, efektywności i użyteczności działań prowadzonych przez samorząd i organizacje pozarządowe. W dialogu tym można wyróżnić pięć obszarów:

  • rozpoznanie potrzeb i zasobów NGO oraz całej społeczności,
  • wzajemna wymiana informacji, wiedzy i doświadczeń,
  • reprezentowanie interesów NGO oraz mieszkanek i mieszkańców,
  • konsultowanie decyzji podejmowanych przez władze samorządowe,
  • współudział NGO w podejmowaniu przez samorząd decyzji, ich realizacji i ocenie.

W obszarach tych wykorzystuje się różne narzędzia współpracy, z których większość ma zastosowanie w kilku obszarach dialogu. Są wśród nich takie, które mają kluczowe znaczenie dla całego Modelu – to przede wszystkim roczne programy współpracy oraz rady działalności pożytku publicznego.

Przykład

RPW określa zasady i formy współpracy między JST a NGO, w tym zadania do zlecenia organizacjom oraz kwoty przeznaczone na ich realizację (Płaszczyzna II), a także działania służące wzmocnieniu NGO jako partnera dla samorządu (Płaszczyzna III). Szczególną rolę w wypracowaniu, monitorowaniu i ocenie tych programów odgrywają RDPP.

Przykład

W Płaszczyźnie I najważniejszym obszarem jest diagnozowanie potrzeb lokalnych, do czego obligują samorządy przepisy (np. przy tworzeniu raportu o stanie gminy czy diagnozy potrzeb i potencjału społeczności lokalnych). W modelowych relacjach niezbędne jest, by w ten proces włączać NGO. Należy to powiązać z działaniem ciał dialogu (np. RDPP). Efektem są dokumenty strategiczne (np. strategia rozwoju samorządu, strategie i programy branżowe), w których wskazuje się rolę organizacji jako partnera dla określonych zadań samorządu. Mając na uwadze zasady współpracy, proces określania roli, miejsca i form współdziałania z partnerami pozarządowymi powinien być wspólnie wypracowany, wdrożony i monitorowany (np. przez sprawdzenie, jak strategie przekładają się na programy współpracy, w których NGO przejmują zadania zgodnie z zasadą pomocniczości).

Płaszczyzna II. Współpraca jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań samorządu 

Celem Płaszczyzny II jest zapewnienie efektywnego zaspokajania potrzeb lokalnych poprzez realizację zadań samorządu we współpracy z NGO. Wskazuje ona obszary współdziałania, w których (w myśl zasad pomocniczości i efektywności) organizacje stają się realizatorami zadań publicznych. W każdym z tych obszarów wskazano narzędzia do ich efektywnej realizacji. To, w jakich zadaniach samorządu biorą udział organizacje, powinno wynikać z dokumentów strategicznych opracowanych w Płaszczyźnie I.

Przykład 

Jeżeli w dialogu włączono organizacje jako kluczowego partnera np. do realizacji gminnego programu rewitalizacji (GPR), program ten powinien wskazywać zadania samorządu i formę współpracy z NGO. Następnie, w Płaszczyźnie II, dobierane są do GPR formy współpracy z jej trzech obszarów. Może to być np. powierzenie prowadzenia świetlicy środowiskowej dla dzieci w obszarze rewitalizowanym. Wypracowane zasady korzystania z mienia komunalnego (obszar 2) określają zasady korzystania z lokalu na ten cel. Dodatkowo GPR powinien przewidywać tworzenie projektów partnerskich JST i NGO (obszar 3). GPR to również idealne narzędzie do włączenia NGO przez zakup usług. Katalog narzędzi i form współpracy należy dobrać adekwatnie do potrzeb społeczności lokalnej, zgodnie z zasadami pomocniczości, efektywności i partnerstwa. Nad całym procesem współpracy w GPR czuwa komitet rewitalizacji, w którym zasiadają też przedstawiciele NGO (w tym RDPP), co łączy płaszczyzny współpracy w logiczny model.

Płaszczyzna III. Infrastruktura współpracy, tworzenie warunków do aktywności społecznej

Celem Płaszczyzny III jest tworzenie na poziomie samorządu prawnych i organizacyjnych warunków do rozwoju sektora obywatelskiego. To fundament Modelu. Jeżeli chcemy mieć partnerów pozarządowych do dialogu i realizacji zadań, należy tworzyć warunki do ich rozwoju. Podobnie jak w przypadku rozwoju przedsiębiorczości lokalnej, samorząd uruchamia różne działania opisane w Modelu, które wspierają rozwój potencjału NGO jako ważnego lokalnego partnera.

Przykład

Bazując na opisanym przykładzie realizacji GPR, w Płaszczyźnie III należy uruchomić np. program edukacji obywatelskiej na obszarze rewitalizowanym, zwiększający zaangażowanie mieszkańców. Ponadto, w ramach wsparcia NGO, warto uruchomić szkolenia i doradztwo z przygotowania i realizacji projektów partnerskich oraz fundusz wkładów własnych. Działania te, realizowane w sposób zaplanowany przez 2-3 lata, przygotują partnerów do działań. Dobór narzędzi powinien być przy tym zgodny z diagnozą potrzeb. 

Przykłady te pokazują, jak podchodzić do pracy z Modelem. Układanie elementów modelowej współpracy można zacząć w każdym miejscu. Należy jednak pamiętać, że bez przygotowanych partnerów – zarówno po stronie publicznej, jak i pozarządowej – będzie to bardzo trudne. Dlatego zaleca się, aby w pierwszej kolejności zacząć od uruchamiania działań i narzędzi Płaszczyzny III. Kluczem do budowania współpracy lokalnej nie są jednak same narzędzia, lecz kultura i otwartość na współpracę. A to proces, który wymaga czasu.

Jak czytać Model i jak z nim pracować? 

Jak pracować z Modelem?

Założenie główne: budowanie współpracy lokalnej to proces. Oznacza to, że praca z Modelem powinna być wpisana we współpracę samorządu z organizacjami pozarządowymi jako stały element działań lokalnych, do którego można odwołać się w każdym momencie. Model staje się przewodnikiem do tworzenia lokalnych rozwiązań, tak by krok po kroku rozwijać międzysektorowe partnerstwo. Przedstawione poniżej działania są rozłożone w czasie i muszą być dostosowane do lokalnych uwarunkowań oraz potencjału partnerów. Proces budowania modelowej współpracy to element edukacji obywatelskiej i kultury dialogu. Warto tu skorzystać z pomocy organizacji wspierających z danego regionu (np. ośrodków Sieci SPLOT). Włączenie do procesu zewnętrznego partnera w roli moderatora może pomóc sprawnie przeprowadzić społeczność przez poszczególne kroki.

Krok 1. Edukacja

Rozpoczęcie wdrażania Modelu w danej społeczności trzeba poprzedzić działaniami edukacyjnymi o tym, czym jest współpraca międzysektorowa, jaki jest jej cel, warunki rozwoju oraz możliwe narzędzia. Działania te mogą być realizowane w formule szkoleń dla przedstawicieli JST i NGO. Warto zaplanować ten krok na kilka spotkań, w tym – o ile to możliwe – jedno wyjazdowe, np. połączone z wizytą studyjną. Dobre zrozumienie przez lokalnych partnerów idei partnerstwa zwiększa szanse na budowanie współpracy lokalnej. 

Krok 2. Gdzie jesteśmy dzisiaj?

Rozpoczęcie pracy z Modelem wymaga przeanalizowania bieżącej współpracy samorządu z NGO. Można ją przeprowadzić w dowolnym momencie, w którym zapadła decyzja o rozwoju modelowych relacji. Jednak warto połączyć to z innymi stałymi działaniami na poziomie lokalnym. Idealnym momentem wydaje się czas po przedstawieniu organowi stanowiącemu sprawozdania ze współpracy z organizacjami (składanego do 31 maja). Dokument ten dostarcza bazowych danych, które pomagają zdiagnozować, jaki jest punkt wyjścia. Na jego podstawie należy ocenić stopień wdrożenia poszczególnych elementów Modelu, przyjmując za punkt odniesienia standardy minimum w każdej płaszczyźnie. 

Krok 3. Co jest potrzebne do budowy modelowej współpracy?

Przeprowadzona w kroku drugim analiza powinna dać odpowiedź, jakich narzędzi brakuje w płaszczyznach. W pierwszej kolejności trzeba zidentyfikować braki w realizacji tzw. standardów minimum. Ich wdrożenie jest ważnym warunkiem budowania współpracy. Należy jednak pamiętać, że wzorce te są ściśle powiązane z zasadami i obszarami współdziałania oraz służą realizacji określonych celów. Analizę należy zakończyć stworzeniem katalogu narzędzi, które będą potrzebne do rozwoju współpracy, np. w perspektywie najbliższych dwóch lat. Ponieważ budowanie współpracy jest procesem rozłożonym w czasie, szczególnie ważne jest określenie priorytetów i planu ich tworzenia, a całość powinna znaleźć odzwierciedlenie w programie współpracy.

Krok 4. Jak zaplanować zmiany?

Budowanie modelowej współpracy wymaga zaangażowania osób decyzyjnych w samorządzie oraz otwartości i gotowości NGO. Wybór kierunków zmian we wdrażaniu Modelu powinien przełożyć się na plan pracy. Ważne jest określenie, kto po stronie urzędu odpowiada za opracowanie wybranych rozwiązań, a kto ze strony społecznej weźmie udział w pracach. Do tego należy stworzyć harmonogram prac z uwzględnieniem czasu na: opracowanie założeń, konsultacje wewnątrz urzędu oraz z sektorem pozarządowym, a także na przygotowanie wersji ostatecznej, jej przyjęcie i implementację. Dobrą praktyką jest wpisanie tych zadań do programu współpracy (np. poprzez zapis, że powstanie lokalny model mikrozakupów usług dla zadań o wartości nieprzekraczającej określonej kwoty lub fundusz wkładów własnych). Wzmacnia to formalną stronę procesu i daje urzędowi podstawę prawną do wypracowania konkretnego rozwiązania.

Krok 5. Jak wdrożyć elementy Modelu?

Prace nad wdrożeniem poszczególnych elementów Modelu powinny być oparte na zespołach międzysektorowych. Plan pracy (wpisany w kroku trzecim np. do programu współpracy) wymaga teraz implementacji. Zespoły wdrożeniowe można powoływać ad hoc zarządzeniami organu wykonawczego lub realizować te działania w ramach RDPP. Działają one nieprzerwanie przez okres pierwszych wdrożeń, co umożliwia ocenę efektywności. 

Całość procesu powinna być jawna i oparta na zasadzie partnerstwa. W wyniku prac powstają konkretne rozwiązania (np. zarządzenie o zasadach korzystania z mienia jednostek organizacyjnych samorządu). Proces prowadzi się zgodnie z zasadami Modelu i obejmuje on: 

  • działania informacyjne skierowane zarówno do przedstawicieli JST, jak i organizacji, wyjaśniające cele regulacji i oczekiwane efekty,
  • konsultacje założeń (jako pierwszy etap, w którym zbierane są oczekiwania i określane ramy rozwiązań), 
  • konsultacje projektu rozwiązań,
  • działania edukacyjne dotyczące ich wdrożenia,
  • wdrożenie i testowanie rozwiązania.

Krok 6. Jak monitorować, oceniać i wprowadzać kolejne elementy Modelu?

Budowanie modelowej współpracy powinno być stałym elementem relacji lokalnych. Jeżeli co roku powstaje program współpracy, to warto poświęcić czas na ocenę całokształtu współdziałania. Czerwiec to dobry moment na ocenę działań w poprzednim roku: co działa, co nie, jakie elementy Modelu warto rozwijać i na jakim etapie implementacji jest obecnie. Czas konsultacji RPW to także doskonała okazja do wdrażania założeń Modelu. Proces tworzenia tego dokumentu często przeżywa kryzys celowości – mało kto wierzy w sens październikowych konsultacji. Dlatego warto rekomendować ścisłe powiązanie planowania nowych zadań z Modelem. RPW jest idealnym narzędziem dla RDPP i innych ciał dialogu, a implementacja elementów Modelu może być inspiracją dla tematów ich działań.

Praktyczne przykłady wykorzystania Modelu 

W praktyce Model może i powinien być wykorzystywany we współpracy na wiele sposobów, w dużej mierze zależnie od potrzeb, możliwości oraz inwencji samorządów i organizacji pozarządowych. Poniżej przedstawiono kilka przykładów jego wykorzystania.

Jak wykorzystać Model przy tworzeniu rocznego programu współpracy?

Jak rada działalności pożytku publicznego może korzystać z Modelu?

Jak wykorzystać Model do zwiększenia samodzielności i skuteczności działania organizacji pozarządowych?

Jak wykorzystać Model do uproszczeń w zlecaniu zadań publicznych?

Jak Model może pomóc pozyskiwać środki pozabudżetowe na działania organizacji pozarządowych?

Jak wykorzystać Model do projektowania działań na rzecz aktywizacji i włączania mieszkańców w działania lokalne?

Jak Model może pomóc włączyć do współpracy osoby młode? 

Wdrażanie modelowej współpracy to proces, który wymaga zaplanowania i wyznaczenia osób odpowiedzialnych po obu stronach: samorządowej i pozarządowej. Warto wykorzystać wszystkie formy współdziałania, ponieważ Model może być ożywczym narzędziem dla ciał dialogu, budowy relacji samorządu z NGO oraz katalizatorem zmian lokalnych i pobudzania aktywności.

Standardy minimum

Materiały dodatkowe

Co dalej