Rekomendacje wdrożeniowe dla JST dot. wypracowania/ aktualizacji polityki lokalowej dla organizacji – model krok po kroku (oprac. Magdalena Mike)
Poniższe rekomendacje mają charakter praktycznego przewodnika dla jednostek samorządu terytorialnego, które chcą w sposób uporządkowany, zgodny z prawem i oparty na dobrych praktykach wdrożyć lub zaktualizować politykę lokalową wobec organizacji pozarządowych.
Krok 1. Diagnoza zasobu i potrzeb
Pierwszym etapem powinno być równoległe rozpoznanie: aktualnego zasobu lokalowego JST (lokale użytkowe, mieszkalne, przestrzenie w instytucjach, obiekty niewykorzystane lub częściowo wykorzystywane), potrzeb organizacji pozarządowych, w tym rodzaju działalności, skali działań, stabilności finansowej i oczekiwań lokalowych.
Dobrą praktyką jest przeprowadzenie ankiety wśród NGO oraz warsztatów diagnostycznych z udziałem Rady Działalności Pożytku Publicznego lub forów organizacji pozarządowych.
Krok 2. Określenie celów polityki lokalowej
Na podstawie diagnozy JST powinna jasno określić, jakie cele ma realizować polityka lokalowa, np.: wsparcie realizacji zadań publicznych, rozwój usług społecznych, animacja społeczności lokalnych, wzmacnianie młodych i lokalnych organizacji.
Cele te powinny być spójne z lokalnymi strategiami rozwoju, strategią polityki społecznej oraz programem współpracy z organizacjami pozarządowymi.
Krok 3. Wybór instrumentów lokalowych
Kolejnym etapem jest dobór odpowiednich narzędzi, takich jak: preferencyjne stawki najmu, użyczenia lokali, konkursy lub aukcje celowe, dotacje na koszty lokalowe, przestrzenie wspólne i coworkingowe, – udostępnianie sal i pomieszczeń w instytucjach miejskich.
Dobrą praktyką jest zróżnicowanie instrumentów w zależności od typu organizacji i charakteru działalności.
Krok 4. Przygotowanie podstaw formalno-prawnych
Wybrane rozwiązania powinny zostać ujęte w: uchwale organu stanowiącego JST określającej zasady wynajmu i użyczania lokali NGO, zarządzeniach organu wykonawczego regulujących procedury konkursowe, -zapisach rocznego lub wieloletniego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi.
Na tym etapie kluczowe jest zapewnienie zgodności z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawą o gospodarce nieruchomościami.
Krok 5. Konsultacje i partycypacja
Projektowane rozwiązania powinny zostać poddane konsultacjom społecznym z organizacjami pozarządowymi. Konsultacje te mogą przyjąć formę: opiniowania przez Radę Działalności Pożytku Publicznego, spotkań konsultacyjnych, zbierania uwag pisemnych.
Partycypacyjny tryb przygotowania zasad zwiększa ich akceptację i skuteczność.
Krok 6. Transparentne wdrożenie
Wdrożenie polityki lokalowej powinno opierać się na zasadach jawności i równego dostępu, m.in. poprzez: jasne i łatwo dostępnej informacji o zasadach korzystania z lokali w JST (np. informator), publikowanie wykazów dostępnych lokali, ogłaszanie konkursów w BIP i na stronach JST, jasne kryteria oceny wniosków.
Dobrą praktyką jest wyznaczenie w urzędzie osoby lub komórki odpowiedzialnej za koordynację polityki lokalowej wobec NGO.
Krok 7. Umowy, monitoring i ewaluacja
Umowy najmu lub użyczenia powinny precyzyjnie określać: cel wykorzystania lokalu, okres obowiązywania, obowiązki stron, zasady kontroli i rozliczania.
Równolegle JST powinna prowadzić monitoring wykorzystania lokali oraz okresową ewaluację efektów społecznych, np. co 2–3 lata.
Krok 8. Korekty i rozwój systemu
Polityka lokalowa powinna być dokumentem „żywym”, podlegającym modyfikacjom w odpowiedzi na: zmiany potrzeb społecznych, nowe formy aktywności obywatelskiej, wnioski z ewaluacji.
Dobrą praktyką jest coroczne odnoszenie się do polityki lokalowej w sprawozdaniu z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi.
Polityka lokalowa jest jednym z filarów pozafinansowej współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi. Odpowiednio zaprojektowana i wdrażana, przyczynia się do trwałego rozwoju lokalnych wspólnot, wzmacniając jednocześnie efektywność realizacji zadań publicznych.