Tryb uproszczony zlecania zadań

Opis narzędzia

W trybie uproszczonym jednostka samorządu terytorialnego zleca zadanie publiczne organizacji pozarządowej z pominięciem otwartego konkursu ofert (art. 19a udppiw). Bywa też nazywany „małą dotacją” lub „małym grantem”. Środki na zadanie przyznawane są w formie dotacji. Oferta realizowana w ten sposób musi spełnić łącznie dwa warunki:

• wysokość finansowania lub dofinansowania z budżetu samorządu nie przekracza kwoty 10 000 zł,
• zadanie może być realizowane nie dłużej niż 90 dni.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Tryb uproszczony warto wykorzystać przy małych projektach krótkoterminowych lub wydarzeniach jednorazowych, akcyjnych. Ta forma zlecania zadań może być przydatna dla nowych lub małych organizacji, które wcześniej nie korzystały ze środków samorządu. Dzięki dotacji otrzymanej w trybie uproszczonym, mogą zdobywać doświadczenie w pozyskiwaniu i rozliczaniu środków publicznych. Dlatego przy planowaniu zadań do realizacji przez organizacje pozarządowe warto przewidzieć zarówno środki na konkursy, jak i na małe granty. W małych gminach, które dysponują niewielkimi środkami, można też wykorzystać to rozwiązanie, gdy występuje potrzeba szybkiego zlecenia zadania przez samorząd i nie ma czasu na przeprowadzenie otwartego konkursu ofert.

Samorząd powinien przeprowadzić z organizacjami pozarządowymi coroczną analizę zadań i decydować, które z nich będzie realizować w trybie uproszczonym, a które w konkursowym lub innym przewidzianym w przepisach prawa. Tryb z art. 19a udppiw może skutecznie zastąpić procedurę konkursową. Jest to szczególnie istotne w przypadkach, w których z góry wiadomo kto będzie wykonawcą ze względu na specyfikę zadania. Przykładowo, dotyczy to organizacji wydarzenia sportowego, kulturalnego, od lat prowadzonego przez jeden podmiot, lub sytuacji, gdy wartość zadania jest mała (do 10 000 zł rocznie) i ma ono charakter wydarzeniowy (mieszczący się w 90 dniach na organizację i przeprowadzenie). 

Korzyści dla JST

• Tryb uproszczony to procedura znacznie krótsza i łatwiejsza niż otwarty konkurs ofert. Wiele projektów może być realizowanych w ten sposób z uwagi na potrzeby finansowe organizacji wskazane w ofercie lub na charakter zadania. Poza tym krótsza procedura oznacza mniejsze obciążenie dla urzędników (brak komisji konkursowej, szybka ocena celowości).
• JST może wykorzystywać procedurę uproszczoną do wykorzystania środków nierozdysponowanych w konkursie lub do tworzenia zadań celowych, w których art. 19a jest podstawowym trybem wyboru realizatora zadania publicznego. Umożliwia też wsparcie organizacji mniej doświadczonych, które realizują mniejsze projekty, nie mają zasobów, aby startować w dużych konkursach. Pozwala to samorządowi aktywizować podmioty trzeciego sektora i pobudzać rozwój lokalnej aktywności.

Korzyści dla NGO

• Wzór oferty składanej w trybie uproszczonym jest prostszy, dzięki czemu jej przygotowanie jest łatwiejsze niż skomplikowana procedura otwartego konkursu ofert. Organizacje szybciej otrzymują informację o tym, czy zadanie zostało przyjęte do realizacji i otrzymało dotację.
• Małe granty są często pierwszym krokiem w realizacji zadań publicznych dla nowych organizacji, które nie mają doświadczenia w konkursach.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Tryb uproszczony nakłada ograniczenia prawne i finansowe. Kwota jednego grantu wynosi maksymalnie 10 000 zł, wszystkie zadania (i wydatki) muszą być zrealizowane w ciągu 90 dni, a organizacja może otrzymać małe granty do łącznej kwoty 20 000 zł rocznie z danego samorządu. Pula środków w JST na ten cel jest ograniczona do 20% wszystkich środków przewidzianych w budżecie na zadania zlecone organizacjom pozarządowym. Ponadto tryb artykułu 19a nie określa kryteriów, na podstawie których samorząd uznaje celowość zadania, dlatego należy pilnować transparentności, aby uniknąć zarzutów o uznaniowość.

Duża liczba projektów realizowanych z małych dotacji może generować wiele pracy przy obsłudze i weryfikacji sprawozdań, zwłaszcza składanych przez mniej doświadczone organizacje.

Małe granty wymagają zachowania procedury oceny celowości publikacji oferty i zebrania uwag. Oznacza to, że minimalny czas na procedowanie ofert to 21 dni przed rozpoczęciem zadania, cała procedura wymaga czasu (m.in. czas na ocenę, publikację i zbieranie uwag, podpisanie umowy). Samorząd nie może narzucać terminu składania ofert. Wszystkie procedury tworzone lokalnie dla małych grantów mogą mieć charakter instrukcyjny, ale niewiążący, np. nie można narzucić terminu składania ofert, nie porównuje się ich ze sobą (każda ma oddzielny, indywidualny tryb oceny).

Dodatkowym wyzwaniem jest łączenie trybu uproszczonego z pobieraniem świadczeń pieniężnych od uczestników zadania publicznego, takich jak np. sprzedaż biletów na wydarzenia czy wpisowe. Środki te stanowią część zadania publicznego i muszą być wydatkowane w ramach jego realizacji (w czasie określonym w ofercie). Organizacja nie może wykorzystać tych przychodów w późniejszym terminie.

Planując zadania publiczne na dany rok warto przeprowadzić analizę, czy dla wybranych zadań bardziej efektywnym rozwiązaniem nie byłby zakup usług (patrz narzędzie mikrozakupów usług).

Przykłady zastosowania

• Procedura małych grantów w Lublinie
• Procedura małych grantów w Gminie Skawina
• Procedura małych grantów w Gminie Radłów
• Procedura małych grantów w Powiecie Lublinieckim