Opis narzędzia

Organizacje pozarządowe mogą złożyć wniosek o realizację zadania publicznego w dowolnym czasie i według własnego, autorskiego pomysłu (art. 12 udppiw). Wniosek musi zawierać najważniejsze informacje dotyczące sposobu realizacji zadania i korzyści, jakie przyniesie lokalnej społeczności, a także wysokość kosztów takiego przedsięwzięcia. Pozwala to na szybką (w ciągu 30 dni) i obiektywną ocenę skutków realizacji zadania.

Organizacja pozarządowa może złożyć wniosek o realizację zadania publicznego, które nie zostało ujęte w żadnym z konkursów i do tej pory nie było realizowane lub jest realizowane, ale w inny niż proponowany dotąd sposób. Jednym z najważniejszych przypadków, gdy można zastosować ten tryb jest wniosek w sprawie przejęcia przez organizację zadania dotychczas realizowanego bezpośrednio przez samorząd, co zgodne jest z duchem konstytucyjnej zasady pomocniczości. W tym wypadku, zarówno celowość realizacji zadania jest już uznana, jak i przewidziany jest budżet na jego realizację. Dlatego tak ważna jest obopólna gotowość na takie rozwiązanie, co z pewnością wymaga wcześniejszych rozmów.

Jest to ciekawe rozwiązanie, choć organizacje rzadko (a nawet zbyt rzadko) z niego korzystają przy ubieganiu się o realizację zadań publicznych. Nie gwarantuje pozytywnej oceny zgłoszonego zadania, a nawet w przypadku pozytywnej oceny samej propozycji, nie zapewnia gotowości sfinansowania kosztów realizacji, ponieważ środki na ten cel nie zostały wcześniej zaplanowane w budżecie.

Samorząd ma 30 dni na ocenę zasadności realizacji złożonego wniosku. W przypadku pozytywnej oceny, zabezpiecza środki, a następnie wybiera i ogłasza tryb, w jakim zadanie zostanie zlecone.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Ze wstępnej analizy wynika, że organizacje pozarządowe rzadko korzystają z tej procedury. Mimo tego, że daje im większe szanse na pokazanie swoich autorskich pomysłów, a przy zaprezentowaniu wniosku na „wstępnym” etapie, nie muszą korzystać z wzoru obowiązującego w rozpisanych konkursach.

Tryb ten może być użyteczny szczególnie wtedy, kiedy w lokalnym programie współpracy pojawiają się nowe obszary, przez co zadania w tych sferach nie są tak dobrze rozpoznane, a konkursy nie obejmują szerokiego spektrum zadań możliwych do realizacji przez organizacje. Innym dogodnym momentem na zastosowanie tego rozwiązania jest sytuacja, w której lokalna organizacja pozarządowa ma wystarczającą zdolność organizacyjną i merytoryczną, aby przejąć zadanie realizowane dotychczas przez samorząd. Samorząd realizuje wówczas zasadę pomocniczości, wycofując się z bezpośredniego prowadzenia zadania. Odpowiada nadal za jego realizację, ale już z poziomu nadzoru jakości i efektywności, a nie bezpośredniego wykonania. Taka formuła stanowi docelowy model współpracy, w którym samorząd uznaje podmiotowość i gotowość organizacji pozarządowych do realizacji zadań odpowiadających na potrzeby lokalne. Buduje to potencjał organizacji i podnosi efektywność realizacji zadań publicznych.

Korzyści dla JST

• Tryb art. 12 umożliwia organizacjom pozarządowym złożenie wniosku, który jest podstawą do analizy zasadności realizacji danego zadania publicznego we współpracy samorządu z organizacjami. Jest to narzędzie, które nie jest ofertą w rozumieniu ustawy i nie jest powiązane z konkretnym trybem zlecania zadania (ani konkursowym, ani z art. 19a), lecz służy wyłącznie ocenie celowości danego przedsięwzięcia. Daje szansę na pobudzenie pozarządowych partnerów do większej kreatywności, w poszukiwaniu nowych, niekonwencjonalnych sposobów zaspokajania potrzeb mieszkańców. Pozwala również na poszerzenie katalogu zadań, które mogłyby być realizowane przez partnera pozarządowego. 
• Większa swoboda w definiowaniu i opisie nowego zadania daje szansę na jego lepszą specyfikację w przyszłych konkursach, szczególnie w odniesieniu do obszarów, w których współpraca z organizacjami jest stosunkowo nowa. Jest to dość komfortowa sytuacja – samorząd daje szansę na prezentację nowego pomysłu, nie zobowiązuje się do jego sfinansowania, a jedynie do rzetelnej oceny przedsięwzięcia, przy czym ocena nie musi określać, który z zaprezentowanych projektów jest lepszy, a który gorszy. Wystarczy, że dotyczyć ona będzie tego, czy realizacja danego przedsięwzięcia we współpracy z organizacjami pozarządowymi na danym terenie jest zasadna, czy nie. Dopiero pozytywna decyzja w tym zakresie może stanowić podstawę do ogłoszenia konkursu i złożenia ofert w odpowiednim trybie ustawowym.

Korzyści dla NGO

• Organizacje pozarządowe naturalnie nie lubią ograniczeń i nadmiernego ograniczania ich kreatywności. Część kryteriów konkursowych, mocno ukierunkowanych przez praktykę współdziałania, znacznie ogranicza (a w skrajnych przypadkach eliminuje) własne pomysły na realizację zadań publicznych, szczegółowo opisanych w warunkach konkursowych. Dodatkowo, rygorystyczny harmonogram związany z przeprowadzeniem konkursu narzuca organizacjom bardzo ograniczający tryb pracy. Przekroczenie terminu eliminuje nawet najlepszy projekt, a konieczność dostosowania się do narzuconych z góry terminów konkursów, narzuca harmonogram i rytm pracy większości organizacji realizujących zadania publiczne. Tryb art. 12 pozwala pracować nad projektem, wnioskiem w rytmie i czasie dogodnym dla organizacji. O czasie rozpoczęcia i zakończenia pracy nad projektem decyduje gotowość organizacji do podjęcia wzmożonego wysiłku, a nie biurokratyczny porządek. Dzięki takiemu podejściu organizacja unika dublowania terminów i może wykazać się zarówno profesjonalizmem, jak i zindywidualizowanym podejściem do opracowywanego zagadnienia.
• Pełna swoboda czasowa i intelektualna w przygotowaniu projektu/wniosku oraz realizacji zadania, pozwala potencjalnemu realizatorowi przygotować „ofertę marzeń”, co może mieć kapitalne znaczenie przy obecnych wyzwaniach współczesności. Procedura ta nie zapewnia realizacji przedstawionego zadania, ani nie daje jej autorowi gwarancji realizacji zgłoszonego pomysłu. Zwiększa jednak znacząco szansę na zrealizowanie autorskiego pomysłu przez organizację zgłaszającą projekt. Gdy samorząd stwierdzi celowość realizacji zadania publicznego i zabezpieczy środki w budżecie, informuje wnioskodawcę o trybie zlecenia zadania (o którym mowa w art. 11 ust. 2) oraz o terminie ogłoszenia otwartego konkursu ofert.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Po stronie samorządu

• Zachęta do stosowania procedury art. 12 i jednoczesne zabezpieczenie części środków na realizację zadań zgłoszonych w tym trybie, szczególnie przy poszukiwaniu nowych autorskich projektów i rozwiązań. Termin wpływu wniosków do samorządu może mieć wpływ na ich pozytywną ocenę. Zgłoszenie wniosków po etapie prac budżetowych znacząco ogranicza możliwość uruchomienia konkursu w danym roku. Dobrą praktyką jest wypracowanie schematu przyjmowania wniosków w tym trybie w czasie tworzenia założeń budżetowych na rok kolejny lub nawet wcześniej. Możliwy harmonogram:
  • czerwiec-sierpień – zgłaszanie propozycji zadań, rzecznictwo tematu,
  • wrzesień – złożenie wniosku, jego ocena przez JST, a w przypadku pozytywnej oceny wpisanie zadania do projektu budżetu,
  • po 15 listopada – ogłoszenie konkursu na realizację zadania (najwcześniejsza możliwa data).
• Jasne zasady oceny celowości realizacji zadania – samorząd i organizacje pozarządowe powinny na poziomie lokalnym określić, jak rozumiane są kryteria oceny wniosków z art. 12
• Udrożnienie procedury oceny projektów złożonych w trybie art. 12 – samorząd musi jasno komunikować, że pozytywna ocena takiego wniosku nie oznacza automatycznego finansowania zadania. Jest podstawą do dalszych decyzji, w tym ewentualnego ogłoszenia konkursu po zabezpieczeniu środków w budżecie.

Po stronie organizacji pozarządowych

• Podniesienie poziomu lobbowania w sprawie swoich autorskich projektów, czyli wzrost umiejętności rozpoznania zainteresowania samorządów proponowanymi rozwiązaniami.
• Opracowanie wewnętrznej procedury przygotowania „niepełnoformatowych” autorskich wniosków/projektów oraz ze zwróceniem szczególnej uwagi na elementy oceny celowości realizacji proponowanego zadania, które obejmują:
  • stopień, w jakim wniosek odpowiada priorytetowym zadaniom publicznym, określonym w programie współpracy,
  • zapewnienie wysokiej jakości wykonania danego zadania,
  • środki dostępne na ich realizację,
  • korzyści wynikające z realizacji proponowanego zadania publicznego.
• Zdolność powiązania proponowanego pomysłu z zadaniami własnymi samorządu oraz lokalnymi strategiami, programami i politykami publicznymi.
• Wymóg elastyczności i zdolności adaptacji projektu – organizacje muszą liczyć się z tym, że samorząd może uznać celowość zadania, ale w zmienionym zakresie, formie lub skali.
• Znajomość procedury oraz terminów budowania i uchwalania budżetu samorządu na rok następny (oraz kolejne w przypadku zadań wieloletnich).

Przykłady zastosowania

15 lat temu Stowarzyszenie BORIS z Warszawy złożyło wniosek o uruchomienie zadania polegającego na świadczeniu usług dla organizacji pozarządowych w zakresie wszechstronnego poradnictwa. Po kilku miesiącach został rozpisany konkurs i BORIS rozpoczął realizację kilkumiesięcznej usługi – centrum wsparcia. Po ewaluacji efektów tego zadania, znalazło się ono w programie współpracy i kolejny etap tego przedsięwzięcia miał już charakter wieloletniego, partnerskiego projektu ze znacznym budżetem. Tak więc wniosek złożony w trybie art. 12 spowodował uruchomienie pierwotnie wnioskowanej działalności w pełnej skali, w trybie normalnego konkursu dotacyjnego (art. 11 ust. 2).

Fundacja Pokolenia z Tczewa złożyła wniosek w trybie art. 12 do gminy Pelplin. Niestety w programie współpracy z organizacjami nie ujęto zadania w zakresie rozwoju wspólnot i społeczności lokalnych. To z kolei miało być podstawą do przeprowadzenia konkursu z wykorzystaniem mechanizmu regrantingu. Po zmianach ustawy nie można było inaczej niż poprzez konkurs na wybór operatora przekazać organizacji „dotacji na dotacje”. Dla Fundacji Pokolenia miał być to wkład z samorządu do Programu „Działaj Lokalnie”, którego Fundacja była wieloletnim operatorem w powiecie tczewskim. Zostało złożone pismo (art. 12 nie ma określonego wzoru formularza) do Burmistrza Miasta i Gminy Pelplin z propozycją dodania brakującego zadania. We wniosku (z tzw. inicjatywy własnej) znalazł się opis zadania publicznego przeznaczonego do realizacji, jego szacunkowa kalkulacja oraz opis doświadczenia i zasobów organizacji. Organ wykonawczy samorządu w ciągu miesiąca rozpatrzył jego celowość. Brał też pod uwagę potencjał organizacji (Fundacji Pokolenia), jako ewentualnego wykonawcy (dlatego właśnie warto opisać we wniosku zasoby). W terminie udzielono odpowiedzi, że w ciągu 30 dni zostanie zorganizowany otwarty konkurs ofert na wybór operatora. Fundacja Pokolenia oczywiście wzięła udział w tym postępowaniu. Osiągnięto pełen sukces, a zadanie w pełni zrealizowano.

W procedurze tworzenia programu współpracy w Łodzi znajduje się zapis dający organizacjom pozarządowym możliwość zgłaszania zadań do budżetu na rok kolejny do 30 czerwca (Wieloletni program współpracy administracji z organizacjami pozarządowymi 2025-2027, art. 14 p. 2). Jest to jedna z możliwości uruchomienia procesu zgłaszania wniosków z art. 12 udppiw.