Opis narzędzia

Wsparcie instytucjonalne organizacji pozarządowych jest ważnym elementem budowania lokalnego systemu współpracy między samorządem a sektorem obywatelskim. To inwestycja w rozwój i odporność lokalnej społeczności, ponieważ silne organizacje zwiększają zdolność wspólnoty do reagowania na zmiany społeczne i sytuacje kryzysowe. Aby jednak organizacje mogły pełnić tę rolę, potrzebują stabilnych warunków funkcjonowania. Działają bowiem w określonych ramach prawnych i organizacyjnych –  muszą spełniać obowiązki formalne, prowadzić księgowość, zarządzać zespołem oraz zapewniać jakość usług i prawidłowe rozliczanie środków publicznych. Wymaga to zaplecza i środków nie tylko na działania projektowe, ale również na koszty związane z bieżącym funkcjonowaniem organizacji. W praktyce jednak wiele organizacji działa w oparciu o krótkoterminowe projekty i zmienne źródła finansowania. Ograniczone możliwości finansowania kosztów administracyjnych czy utrzymania zespołu sprawiają, że część z nich działa w trybie „od projektu do projektu”. Utrudnia to budowanie przewidywalnej oferty dla mieszkańców oraz rozwój organizacji. Dlatego istotną rolę odgrywa to, w jaki samorząd projektuje ramy współpracy z organizacjami pozarządowymi. Powinny one umożliwiać stabilne funkcjonowanie partnerów społecznych.

W Płaszczyźnie III Modelu opisujemy narzędzia i formy współpracy, które tworzą bardziej sprzyjające warunki dla działania lokalnych NGO. Obejmują one m.in. działania edukacyjne, politykę lokalową oraz wsparcie promocyjne. Warto jednak podkreślić, że odpowiednie zaprojektowanie współpracy finansowej (Płaszczyzna II) również może wzmacniać stabilność sektora. Część propozycji nie wymaga tworzenia nowych programów wsparcia ani inwestycji. Dobrze skonstruowane mechanizmy finansowania zadań publicznych mogą, oprócz realizacji usług dla mieszkańców, służyć także wzmacnianiu potencjału instytucjonalnego organizacji.

Wśród rozwiązań, które mogą wspierać rozwój instytucjonalny NGO, warto wskazać w szczególności te opisane poniżej.

Kalkulacja kosztów realizacji zadań oparta na rzeczywistych kosztach

Planowanie budżetów na realizację zadań publicznych powinno uwzględniać rzeczywiste koszty ich wykonania. Organizacje, tak jak inni pracodawcy czy zleceniodawcy, ponoszą pełne koszty zatrudnienia (wynagrodzenia, obowiązkowe składki i inne obciążenia). Podlegają regulacjom dotyczącym wynagrodzenia minimalnego, jak i rosnącej presji płacowej. Dążą do oferowania godziwych wynagrodzeń, aby utrzymać stabilne zespoły i godnie wynagradzać pracę. Wyzwaniem jest także dynamika zmian cen oraz wzrost kosztów, które w takim samym stopniu dotykają NGO, jak innych dostawców usług. Ta perspektywa powinna być uwzględniana przy szacowaniu budżetów, by odzwierciedlały one realne koszty realizacji zadań.

Budżety zadań uwzględniają niezbędne koszty administracyjne 

Koszty pośrednie obejmują nie tylko pracę osób przygotowujących, koordynujących i rozliczających zadania, ale również wydatki związane m.in. z utrzymaniem biura, obsługą księgowo-kadrową czy zarządzaniem. Organizacje pozarządowe, tak jak struktury urzędowe, potrzebują zaplecza do obsługi zadań. Zapewnienie adekwatnego poziomu finansowania kosztów pośrednich pozwala utrzymać niezbędne zaplecze organizacyjne, warunkujące sprawną i rzetelną realizację zadań oraz świadczenie usług na odpowiednim poziomie. Sprzyja to także stabilności działania, ciągłości zespołów i podnoszeniu efektywności działań.

Terminy konkursów zapewniające ciągłość realizacji zadań

Odpowiednie planowanie otwartych konkursów ofert pozwala ograniczyć przerwy w realizacji usług dla mieszkańców oraz zapewnia większą przewidywalność funkcjonowania ich realizatorom – organizacjom. W praktyce oznacza to m.in. ogłaszanie konkursów z takim wyprzedzeniem, aby zapewnić realną ciągłość realizacji zadań i zatrudnienie kadry, uwzględniając odpowiedni czas na niezbędne procedury. Warto w tym miejscu przypomnieć, że zapisy udppiw dają możliwość ogłaszania konkursów w oparciu o prowizorium budżetowe, co pozwala na realizację zadań jednorocznych bez większych przerw.

Zlecanie zadań publicznych w oparciu o kontrakty wieloletnie

Zlecanie realizacji zadań w trybie wieloletnim zwiększa stabilność działania organizacji oraz przewidywalność finansowania. Ta dłuższa perspektywa pozwala planować działania w sposób strategiczny, budować stały zespół oraz rozwijać ofertę usług dla mieszkańców. Więcej w Płaszczyźnie II.

Mechanizmy pożyczkowe lub zaliczkowe

Rozwiązania wspierające płynność finansową NGO, takie jak pożyczki czy system zaliczek stosowane przy realizacji zadań publicznych, pozwalają ograniczyć ryzyko finansowe związane z wdrożeniem projektów i ułatwiają organizacjom bieżące funkcjonowanie (obniżają koszty pozyskania kapitału i zapewniają płynność finansową). Nierzadko bez ich zastosowania organizacje nie są w stanie podjąć się realizacji tych zadań. Więcej o pożyczkach dla NGO (Płaszczyzna II).

Fundusze wkładów własnych

Mechanizmy wspierające wymóg zapewnienia wkładu własnego umożliwiają organizacjom ubieganie się o środki zewnętrzne, np. z programów krajowych i europejskich. Dzięki temu możliwe jest pozyskiwanie dodatkowych środków – spoza budżetu samorządu – na działania realizowane na rzecz mieszkańców oraz zwiększanie skali lokalnych inicjatyw. W wielu przypadkach, bez takiego wsparcia, organizacje pozarządowe nie decydują się na pozyskiwanie zewnętrznych funduszy. Więcej o konkursie wkładów własnych (Płaszczyzna II).

Możliwość finansowania rozwoju kompetencji zespołu z dotacji

Od organizacji pozarządowych oczekuje się podnoszenia standardu realizowanych zadań i świadczenia usług na wysokim poziomie. Aby było to możliwe, potrzebują dobrze przygotowanego, profesjonalnego zespołu. Ujęcie w budżecie dotacji kosztów związanych z podnoszeniem kwalifikacji i kompetencji osób realizujących zadanie, umożliwia realizację tego założenia. Dodatkowo, charakter niektórych interwencji – zwłaszcza o profilu pomocowym – sprawia, że wsparcie dla ich realizatorów jest wręcz konieczne.

Konkursy wspierające rozwój instytucjonalny organizacji

Samorządy mogą uruchamiać konkursy nakierowane bezpośrednio na rozwój instytucjonalny organizacji. Wsparcie takie może obejmować m.in. rozwój kompetencji zespołu, tworzenie strategii organizacji, budowanie zdolności fundraisingowych, marketingowych, pozyskiwanie wolontariuszy oraz wzmocnienie zaplecza organizacyjnego niezbędnego do skutecznej pracy. Wsparcie daje organizacjom przestrzeń do doskonalenia sposobu zarządzania, inwestowania w profesjonalizację kadry czy unowocześniania narzędzi i procedur. A jakość funkcjonowania NGO przekłada się wprost na jakość oferty dla mieszkańców. Więcej o dotacjach na rozwój instytucjonalny w Płaszczyźnie II). Jako przykład warto podać konkurs ofert na doposażenie warszawskich organizacji.

Wspieranie działalności odpłatnej i gospodarczej organizacji

Jednostki samorządu terytorialnego mogą również ułatwiać rozwój działalności odpłatnej lub gospodarczej NGO, m.in. poprzez zakup od nich usług w prostych i elastycznych procedurach zamówień. Takie rozwiązania pozwalają organizacjom generować własne przychody i wzmocnić niezależność finansową. Środki publiczne wydane w ten sposób „pracują podwójnie” – finansują usługi kierowane do mieszkańców, a zarazem przyczyniają się do budowania trwałego potencjału organizacji.

Dobrze zaplanowane ramy współpracy finansowej, uzupełnione o inne narzędzia wspierające rozwój potencjału organizacji opisane w Płaszczyźnie III (np. Centra Organizacji Pozarządowych, polityka lokalowa, pośrednictwo we współpracy z biznesem) – mogą stanowić fundament polityki współpracy nakierowanej na wysoką jakość usług i rosnącą stabilność sektora partnerów społecznych.

Kiedy warto stosować rozwiązanie

Wsparcie instytucjonalne powinno być kierowane zarówno do organizacji realizujących większe zadania publiczne, jak i mniejszych inicjatyw społecznych. Dobór konkretnych narzędzi wsparcia może jednak różnić się w zależności od charakteru i skali działania organizacji oraz zakresu realizowanych przez nie zadań. Większe organizacje uzyskają w ten sposób pomoc w profesjonalizacji, natomiast mniejsze (działające bardziej akcyjnie czy lokalnie) zyskują „oddech” i zasoby do szerszej działalności i rozwoju.

Ta forma pomocy jest szczególnie potrzebna, gdy samorząd chce rozwijać skalę współpracy z sektorem pozarządowym oraz zwiększać stabilność realizacji usług społecznych. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których lokalne organizacje funkcjonują w warunkach niestabilności finansowej lub opierają swoją działalność na krótkoterminowych projektach. Rozwiązanie to jest również użyteczne w miejscach, gdzie sektor społeczny w niewielkim stopniu jest włączony w procesy kształtowania lokalnych polityk publicznych i potrzebuje pomocy w budowaniu swojej roli jako partnera samorządu.

Stabilne i dobrze przygotowane organizacje mogą stać się ważnym partnerem w realizacji tych zmian, zwłaszcza gdy samorząd wdraża nowe rozwiązania w polityce społecznej (np. tworzy Centrum Usług Społecznych), wprowadza nowe usługi dla mieszkańców lub rozwija sieci współpracy na rzecz odporności.

Korzyści dla JST

Wzmacnianie potencjału instytucjonalnego NGO przynosi liczne korzyści dla samorządu i jakości świadczonych usług. Przede wszystkim zwiększa stabilność partnerów społecznych odpowiedzialnych za realizację zadań. Silniejsze organizacje są w stanie działać w sposób bardziej przewidywalny i profesjonalny, co pozwala zapewniać ciągłość oferowanego wsparcia. Jednocześnie sprzyja to podnoszeniu standardu usług społecznych – organizacje sprawniej reagują na potrzeby mieszkańców i rozwijają nowe formy pomocy. Kolejnym ważnym efektem jest większa zdolność organizacji do aktywizowania społeczności lokalnej, inicjowania nowych przedsięwzięć, pozyskiwania dodatkowych środków z zewnątrz czy skutecznego działania w sytuacjach kryzysowych. Sektor społeczny staje się partnerem dla JST, zdolnym i gotowym do realizacji dużych, ambitnych projektów.

Korzyści dla NGO

Wsparcie instytucjonalne daje organizacjom pozarządowym coś, czego często najbardziej im brakuje: realne zasoby na rozwój. W sytuacji permanentnego niedofinansowania wiele NGO działa niemal wyłącznie „od projektu do projektu”, skupiając się na gaszeniu bieżących pożarów, a nie na planowaniu czy wzmacnianiu struktury. Wsparcie instytucjonalne pozwala im zatrzymać się na chwilę, spojrzeć szerzej i zacząć myśleć w dłuższej perspektywie. Dzięki przewidywalnym zasobom organizacje mogą wreszcie inwestować w rozwój kompetencji i stabilności zespołu, budowanie procedur, usprawnianie zarządzania i tworzenie strategii, co w warunkach presji codziennej pracy jest praktycznie niemożliwe. Taka pomoc poprawia jakość funkcjonowania całej organizacji – zmniejsza ryzyko wypalenia, ułatwia utrzymanie społecznego zaangażowania oraz zwiększa atrakcyjność zatrudnienia w sektorze, w którym działania opierają się zwykle na misji i dużym, osobistym zaangażowaniu.

Wzmocnienie instytucjonalne to nie tylko inwestycja w efektywność organizacji, ale również forma uznania dla ich roli w społeczności. NGO często biorą na siebie zadania, których nikt inny się nie podejmuje. Co ważne, wsparcie tego typu jest potrzebne zarówno mniejszym organizacjom, które często pracują na granicy możliwości, jak i większym podmiotom, które potrzebują zasobów, by utrzymać złożone struktury i profesjonalne zespoły. Niezależnie od skali, każda organizacja zyskuje solidniejszy fundament do realizowania swojej misji w sposób trwały, profesjonalny i bezpieczny – dla zespołu i dla mieszkańców korzystających z jej działań.

Wyzwania związane ze stosowaniem

Wdrażanie mechanizmów wspierających rozwój instytucjonalny organizacji wiąże się z wyzwaniami. Podstawowym jest konieczność zmiany podejścia do projektowania współpracy finansowej z organizacjami pozarządowymi. Wymaga to odejścia od wyłącznie krótkoterminowej logiki finansowania zadań na rzecz bardziej długofalowego myślenia o stabilności partnerów społecznych. Często wiąże się to ze zmianą rutyny i rezygnacją z utartych schematów działania, które przez lata kształtowały praktykę współpracy, dziś jednak ograniczają jej skuteczność.

Kolejną barierą jest ograniczona dostępność środków finansowych w budżetach samorządów, z uwagi na fakt, że część proponowanych rozwiązań wymaga dodatkowych nakładów. Warto jednak traktować te wydatki jako inwestycję o wysokiej stopie zwrotu – inwestycję, która bezpośrednio przekłada się na stabilność partnerów społecznych i lepszą jakość usług publicznych. Wciąż pokutuje przekonanie, że organizacje „zrobią coś po kosztach”, opierając swoje działania w dużej mierze na entuzjazmie, wolontariacie i minimalnych zasobach. Tymczasem rzetelna i wysokiej jakości realizacja zadań publicznych wymaga stabilnego zaplecza organizacyjnego oraz profesjonalnego zespołu, co powinno być rzetelnie finansowane. Dotyczy to również mniejszych organizacji działających głównie dzięki wolontariatowi i wsparciu społeczności lokalnej. One także potrzebują oddechu i ulgi w codzienności, w której bezinteresowne działanie dla innych staje się coraz rzadsze, a oczekiwania wobec jakości i skuteczności ich pracy – coraz większe.

Wątpliwości może budzić również zwiększenie finansowania kosztów administracyjnych zleconego zadania oraz dofinansowanie rozwoju instytucjonalnego organizacji związanego z jego realizacją. Dlatego ważne jest, aby dobrze wyważyć te rozwiązania i wprowadzać je stopniowo, „oswajając” z nimi zarówno budżet JST, jak i opinię publiczną. Kluczowe jest jasne zrozumienie i uzasadnienie potrzeby zmian w tym obszarze oraz planowe wdrażanie działań, które uwzględniają zróżnicowane potrzeby zarówno dużych, jak i mniejszych organizacji, a także równy dostęp do tych mechanizmów dla wszystkich podmiotów sektora.

Podsumowując, można zapytać, dlaczego organizacje nie budują swojej stabilności w oparciu o środki pozyskiwane z innych źródeł? Odpowiedź jest prosta: grantodawcy, sponsorzy i darczyńcy (zarówno prywatni, publiczni, jak i indywidualni) z założenia niechętnie finansują koszty niezwiązane bezpośrednio z realizacją zadania. Najczęściej wspierają wyłącznie działania bezpośrednie, pozostawiając organizacjom niedofinansowaną administrację i brak zasobów na rozwój. Dlatego tak ważne jest, aby koszty funkcjonowania organizacji były rozkładane solidarnie między różne źródła finansowania – w tym także źródła samorządowe. Tylko w ten sposób można zapewnić NGO stabilność, której nie da się zbudować wyłącznie na projektach i jednorazowych dotacjach.