Monitoring i kontrola to działania mające na celu zapewnienie prawidłowej realizacji projektu grantowego, zgodnie z umową, wnioskiem i przepisami prawa. Operator oraz inne uprawnione instytucje mają prawo do weryfikacji sposobu wykorzystania środków i osiągniętych rezultatów projektu grantowego.
Monitoring nie ma charakteru wyłącznie kontrolnego – jego celem jest również:
– wsparcie Grantobiorcy w realizacji projektu,
– identyfikacja potrzeb i ewentualnych trudności,
– zapewnienie zgodności z celami projektu i wartościami UE.
Zakres kontroli i monitoringu – obowiązki grantobiorcy
Grantobiorca zobowiązuje się do:
– podporządkowania się monitoringowi i kontroli prowadzonym przez Operatora oraz inne uprawnione podmioty,
– udostępnienia dokumentów, informacji i miejsc realizacji projektu,
– współpracy z osobami kontrolującymi, w tym zapewnienia im niezakłóconego dostępu do danych i przestrzeni.
Formy monitoringu
Monitoring może być prowadzony w różnych formach:
1. Wizyty monitoringowe – Spotkania z zespołem koordynującym projekt grantowy, które odbywają się w siedzibie Grantobiorcy lub w miejscu realizacji projektu. Operator informuje o planowanej wizycie monitoringowej z minumum 5-dniowym wyprzedzeniem drogą mailową. W trakcie wizyty sprawdzana jest jakość realizowanych działań oraz poziom osiągnięcia zaplanowanych w grancie rezultatów. W przypadku projektów rozliczanych metodami uproszczonymi monitoringowi podlega wyłącznie dokumentacja merytoryczna projektu grantowego zgodnie z założeniami określonymi we wniosku o powierzenie grantu oraz umowie. Z wizyty monitoringowej sporządzany jest protokół. który może zawierać rekomendacje dla Grantobiorcy.
2. Zdalna kontrola dokumentów – Operator może wezwać Grantobiorcę do przekazania dokumentów potwierdzających osiągnięcie zaplanowanych rezultatów lub potwierdzających realizację zadań zgodnie z wnioskiem oraz umową o powierzenie grantu. Grantobiorca przesyła skany dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania wezwania.
3. Monitoring medialny – Operator może śledzić informacje o projekcie publikowane w mediach i internecie.
4. Spotkania zdalne – Operator może wezwać Grantobiorcę do udziału w spotkaniu online w celu złożenia wyjaśnień.
Wyniki monitoringuPo zakończeniu wizyty lub kontroli Operator przesyła protokół z monitoringu (mailowo, w ciągu 21 dni roboczych).
– Protokół może zawierać zalecenia dotyczące modyfikacji działań w celu poprawy realizacji projektu. Grantobiorca ma prawo do ustosunkowania się do wyników i uzupełnienia danych w ciągu 5 dni roboczych.