Podpisanie umowy o powierzenie grantu to ważny krok, który formalizuje współpracę między Grantobiorcą a Operatorem. Ten etap określa ramy prawne, finansowe i organizacyjne realizacji projektu grantowego. W przypadku projektów rozliczanych na podstawie rezultatów i kwot ryczałtowych ważnym etapem przed podpisaniem umowy jest uzgodnienie rezultatów podlegających rozliczeniu. Należy ustalić odpowiednie metody pomiaru oraz określić dokumenty, które będą stanowiły podstawę do rozliczenia rezultatu danej kwoty ryczałtowej. Dopiero na podstawie określonych rezultatów zostanie podpisana umowa o powierzeniu grantu.
Strony umowy
Umowa zawierana jest pomiędzy:
a/Operatorem – jeden z partnerów projektu „SPLOT Wartości 2.0” (np. OWOP, OPUS, PISOP, BORIS, BIS, CIO, ESWIP, RCWIP), który działa terytorialnie najbliżej Grantobiorcy. b/Grantobiorcą – organizacja społeczeństwa obywatelskiego, która uzyskała grant w drodze otwartego naboru.
Forma zawarcia umowy
Grantodawca przygotuje umowę o powierzenie grantu. W tym celu zwróci się do Grantobiorcy o następujące dokumenty niezbędne do jej zawarcia:
1. informację o numerze rachunku bankowego Grantobiorcy i danych osoby/osób reprezentującej/cych podmiot (może to być rachunek statutowy Grantobiorcy, nie ma konieczności otwierania wyodrębnionego rachunku bankowego co celów grantu)
2. statut podmiotu lub inny dokument regulujący działanie podmiotu
3. aktualny wyciąg z KRS lub innego rejestru
Umowa może być podpisana:
– tradycyjnie – w formie papierowej, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
– elektronicznie – z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Grantobiorca ma możliwość wskazania sposobu podpisania umowy, który będzie dla niego najwygodniejszy. Należy mieć na uwadze, że w przypadku elektronicznego podpisywania umowy jest to możliwe jedynie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie jest możliwe podpisanie umowy z wykorzystaniem epuap.
Zakres umowy o powierzeniu grantu określa:
– cel i zakres realizowanego projektu,
– wysokość przyznanego grantu,
– okres realizacji projektu,
– obowiązki i prawa obu stron,
– zasady rozliczania i monitorowania grantu.
Wzór umowy jest załącznikiem do Regulaminu naboru. Jeśli Grantobiorca nie zapoznał się ze wzorem w trakcie procesu aplikowania koniecznie musi przeczytać umowę przed jej podpisaniem.
Znajomość umowy jest niezbędna w trakcie realizacji grantu!
Załączniki do umowy
Integralną część umowy stanowią:
1. Wniosek o powierzenie grantu – zawierający opis działań, budżet i planowane rezultaty.
2. Klauzula informacyjna RODO – dotycząca przetwarzania danych osobowych.
3. Wzór sprawozdania z realizacji grantu – dokument do rozliczenia projektu grantowego.
4. Informacja o sposobie oznaczania działań – wytyczne dotyczące promocji i widoczności projektu.
Obowiązki Grantobiorcy wynikające z podpisania umowy
Grantobiorca zobowiązuje się do:
– działania w interesie publicznym i zgodnie z wartościami UE (art. 2 Traktatu o UE),
– realizacji projektu z należytą starannością, zgodnie z umową, wnioskiem i regulaminem naboru,
– niezwłocznego informowania Operatora o wszelkich nieprawidłowościach lub zaprzestaniu realizacji projektu,
– unikania konfliktu interesów,
– poddaniu się kontroli w trakcie realizacji grantu, a także po jego zakończeniu,
– zwrotu środków w przypadku wykorzystania ich niezgodnie z przeznaczeniem lub też podejmowanie działań niezgodnych z wartościami Unii Europejskiej
– a także do udziału w działaniach animacyjnych, edukacyjnych i sieciujących.
Wartości UE jako fundament umowyGrantobiorca musi przestrzegać wartości takich jak:
– godność,
– wolność, demokracja, równość,
– państwo prawa,
– poszanowanie praw człowieka, w tym praw mniejszości.
Naruszenie tych wartości skutkuje rozwiązaniem umowy i uznaniem kosztów za niekwalifikowane.