Wydatki rozliczane kwotami ryczałtowymi traktowane są jako wydatki poniesione. Oznacza to, że Grantobiorca ma obowiązek gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych zgodnie z polityką rachunkowości prowadzoną w organizacji, nie przedstawia natomiast tych dokumentów Grantodawcy/Operatorowi. Rozliczenie następuje wyłącznie na podstawie uzgodnionej dokumentacji merytorycznej.
Weryfikacja kwalifikowalności wydatków w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez Grantobiorcę zostały zrealizowane, a określone w umowie o powierzenie grantu wskaźniki produktu/rezultatu zostały osiągnięte. Weryfikacja kwalifikowalności kwoty ryczałtowej rozliczanej w sprawozdaniu dokonywana jest w oparciu o dokumenty potwierdzające wykonanie zadań objętych kwotą ryczałtową (określone w umowie o powierzenie grantu).
Rozliczenie kwoty ryczałtowej następuje w systemie „spełnia-nie spełnia”, a weryfikacja kwalifikowalności kwoty ryczałtowej polega na sprawdzeniu, czy:
- działania zadeklarowane przez Grantobiorcę zostały zrealizowane w standardzie i zakresie określonym we wniosku o powierzenie grantu, w którym powinien się znaleźć szczegółowy opis działań objętych kwotą ryczałtową wraz ze wskazaniem zakładanej jakości udzielanego wsparcia (np. w przypadku szkoleń określenie czasu ich trwania, minimalnej wymaganej frekwencji, wymagań dotyczących trenera/prowadzącego, zapewnienia cateringu, zwrotu kosztów dojazdów, zapewnienia opieki nad osobami zależnymi, etc.);
- określone w umowie o powierzenie grantu wskaźniki przypisane kwocie ryczałtowej zostały osiągnięte.
Zatem, kwota ryczałtowa może być uznana za kwalifikowalną, gdy:
- wskaźniki jej przypisane zostały osiągnięte na poziomie 100%;
- produkty lub usługi / działania zostały dostarczone / zrealizowane zgodnie ze standardem i w zakresie określonymi we wniosku o powierzenie grantu.
Weryfikacji kwalifikowalności kwoty ryczałtowej dokonuje się na podstawie dokumentów przedstawianych przez Grantobiorcę i zgodnych z umową o powierzenie grantu. Dokumenty te muszą jednoznacznie pozwolić stwierdzić, że wskaźnik rozliczający daną kwotę został osiągnięty na zakładanym poziomie, również określonym w umowie o powierzeniu grantu.
Umowa o powierzenie grantu zakłada ponadto, że w przypadku nieosiągnięcia w pełni w ramach danej kwoty ryczałtowej wskaźników zdefiniowanych w ww. umowie, uznaje się, że Grantobiorca nie rozliczył przyznanej kwoty ryczałtowej. Za niekwalifikowalne uznaje się wydatki bezpośrednie poniesione przez Grantobiorcę na zadanie objęte kwotą ryczałtową, która nie została uznana za rozliczoną. Ponadto Grantobiorca zobowiązał się do realizacji zadań w zakresie i/lub standardzie określonym we wniosku. W przypadku zrealizowania zadania objętego daną kwotą ryczałtową niezgodnie z zakresem i/lub standardem określonym we wniosku o powierzenie grantu, przy jednoczesnym osiągnięciu wskaźników rozliczających kwoty ryczałtowe, Grantodawca może uznać część wydatków objętych kwotą ryczałtową za niekwalifikowalne.
Grantobiorca nie może także realizować zadań rozliczanych kwotami ryczałtowymi w sposób inny niż zostało to wskazane we wniosku o powierzenie grantu. Przypomnieć bowiem należy, że kwota ryczałtowa stanowi uproszczoną formę rozliczania zadania, którego koszt i zakres Grantobiorca i Grantodawca uzgodnili na etapie przyjmowania wniosku o powierzenie grantu do dofinansowania.
Jeśli zatem we wniosku o powierzenie grantu Grantobiorca przewidział, że jego uczestnicy nabędą określone umiejętności podczas danego typu szkolenia, które będzie trwało określoną liczbę godzin, będzie prowadzone przez trenera mającego doświadczenie do realizacji takich szkoleń, to w przypadku zrealizowania szkoleń o innej tematyce i / lub w mniejszej niż zakładano liczbie godzin i / lub przez osobę o doświadczeniu niższym niż zakładano, wówczas nie można uznać, że zadanie zostało zrealizowane prawidłowo. W takiej sytuacji kwota ryczałtowa może zostać uznana za niekwalifikowalną, nawet gdy osiągnięty został przypisany jej wskaźnik i przedstawiono właściwe dokumenty potwierdzające tę okoliczność. Wynika to z faktu, że Grantobiorca nie dostarczył produktu bądź rezultatu, „na który się umówił” z Grantodawcą. W takiej sytuacji rozstrzygając o kwalifikowalności kwoty ryczałtowej, należy zawsze ocenić, czy wynik realizacji działań Grantodawcy, pomimo że nie w pełni wpisujący się w pierwotnie zaplanowane założenia, przyczynił się do osiągnięcia celu grantu a co za tym idzie Programu CERV.
Weryfikacja sprawozdania
W przypadku grantów małych sprawozdanie składane jest jeden raz po zakończeniu realizacji w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji projektu grantowego. Operator ma 21 dni roboczych na weryfikację sprawozdania. Z zastrzeżeniem, że każde wezwanie do uzupełnienia dokumentów wydłuża ten termin. Po pozytywnej weryfikacji sprawozdanie zostaje zatwierdzone.