Wypłata środków finansowych na realizację projektu grantowego to kluczowy etap umożliwiający rozpoczęcie realizacji projektu. Poniżej przedstawiono zasady, terminy i obowiązki związane z przekazaniem grantu Grantobiorcy. Ważne jest to, aby Grantobiorca wiedział, że wydatki w ramach grantu mogą być ponoszone wyłącznie w okresie realizacji projektu grantowego określonym w zatwierdzonym wniosku o powierzenie grantu. W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych grant zostanie wypłacony z opóźnieniem ważne jest aby nie przekraczać terminów określonych we wniosku o powierzenie grantu a także w umowie.
Waluta i forma wypłaty
Grant wypłacany jest w euro (EUR). Środki przekazywane są w jednej transzy na rachunek bankowy wskazany przez Grantobiorcę w umowie. Grant może być przekazany na rachunek statutowy Grantobiorcy. Nie jest konieczne otwieranie wyodrębnionego rachunku bankowego. Grantobiorca może przyjąć środki na rachunek bankowy w EURO (jeśli taki posiada) lub na rachunek bankowy złotówkowy (w takim przypadku bank przewalutuje środki po kursie obowiązującym w danym dniu). W przypadku rachunku w Euro Grantobiorca może przewalutować środki na własny rachunek zgodnie z zapotrzebowaniem.
Termin wypłaty
Wypłata następuje do 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy, ale nie wcześniej niż 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem realizacji grantu. W wyjątkowych przypadkach (np. opóźnienie w przekazaniu środków przez Komisję Europejską), Operator może wypłacić środki w późniejszym terminie. W takim przypadku Grantobiorca może użyć do realizacji grantu środków własnych, które po wpływie środków z grantu zostaną zrefundowane.
Warunki formalne rachunku bankowego, na które mogą zostać przelane środki:
Grantobiorca musi:
– Posiadać własny rachunek bankowy, którego jest jedynym właścicielem.
– Zadeklarować, że rachunek nie jest objęty egzekucją.
– Niezwłocznie poinformować Operatora o ewentualnym zajęciu rachunku bankowego w trakcie realizacji projektu grantowego.
Przeliczanie kosztów
Koszty poniesione w złotówkach należy przeliczyć na euro według kursu bankowego zastosowanego przy przewalutowaniu transzy/zaliczki wpływającej na rachunek Grantobiorcy.
Kwalifikowalność kosztów
W projektach rozliczanych poprzez rezultaty, dokumenty finansowe nie stanowią podstawy do rozliczenia grantu jednakże projekt grantowy podlega ogólnym zasadom rozliczania środków publicznych.
Koszty są uznawane za kwalifikowalne, jeśli:
– zostały poniesione racjonalnie i efektywnie zgodnie z założonym budżetem,
– mieszczą się w okresie realizacji grantu z zastrzeżeniem, że koszty takie jak rachunki telefoniczne, koszty związane z pochodnymi wynagrodzeń np. ZUS mogą zostać opłacone w miesiącu następnym po zakończeniu realizacji grantu pod warunkiem, że odnoszą się do okresu realizacji grantu.
– są zgodne z budżetem i regulaminem naboru.
Przykłady kwalifikowalnych kosztów:
– wynagrodzenia (zgodne ze stawkami rynkowymi),
– koszty realizacji zadań np. związane z realizacją szkoleń, wydarzeń, publikacji, koszty działań promocyjnych upowszechniających
– koszty administracyjne (do 20% wartości grantu),
– działania rozwojowe organizacji (do 20% wartości grantu) np. szkolenia, zakup wyposażenia, usługi promocyjne.
Koszty niekwalifikowalne
Nie można finansować kosztów określonych w regulaminie naboru m.in. takich jak:
- podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odliczony w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.);
- zakup nieruchomości gruntowej, lokalowej, budowlanej;
- rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań;
- odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;
- koszty kar i grzywien;
- koszty procesów sądowych (z wyjątkiem spraw prowadzonych w interesie publicznym);
- nagrody, premie i inne formy bonifikaty rzeczowej lub finansowej dla osób zajmujących się realizacją grantu;
- zakup napojów alkoholowych (jest to niezgodne z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2016 r. poz. 487, z późn. zm.));
- podatki i opłaty z wyłączeniem podatku dochodowego od osób fizycznych, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a także opłat za zaświadczenie o niekaralności, opłaty za zajęcie pasa drogowego oraz kosztów związanych z uzyskaniem informacji publicznej;
- koszty wyjazdów służbowych osób zaangażowanych w realizację grantu na podstawie umowy cywilnoprawnej, chyba że umowa ta określa zasady i sposób podróży służbowych.