Operator każdorazowo wyznacza opiekuna projektu (animatora), który współpracuje z Grantobiorcą przy realizacji grantu.
Dodatkowo partnerzy prowadzą wsparcie dla grantobiorców w postaci Helpdesk . Wsparcie na obszarze całej Polski
| Nazwa Partnera | Województwa objęte wsparciem | Helpdesk | Strona internetowa |
| BORIS | mazowieckie | helpdesk@boris.org.pl | www.boris.org.pl |
| CIO | pomorskie zachodniopomorskie | helpdesk@cio.slupsk.pl | www.cio.slupsk.pl |
| OWOP | podlaskie lubelskie | helpdesk@owop.org.pl | www.owop.org.pl |
| PISOP | lubuskie wielkopolskie | helpdesk@pisop.org.pl | www.pisop.org.pl |
| OPUS | łódzkie śląskie | helpdesk@opus.org.pl | www.opus.org.pl |
| BIS | małopolskie podkarpackieświętokrzyskie | helpdesk@bis-krakow.pl | www.bis-krakow.pl |
| RCWIP | dolnośląskie opolskie | helpdesk@rcwip.pl | www.rcwip.pl |
| ESWIP | kujawsko-pomorskie warmińsko-mazurskie | helpdesk@eswip.pl | www.eswip.pl |
Przeznaczenie środków
Środki z grantu mogą być wykorzystane wyłącznie na działania:
– opisane we wniosku o powierzenie grantu,
– zgodne z budżetem i harmonogramem projektu,
– zgodne z zasadami racjonalności, efektywności i oszczędności.
Jakość, zakres i standard działań podejmowanych w ramach zadania, za realizację którego ma nastąpić zryczałtowana płatność kwotą, jest szczegółowo określany we wniosku o powierzenie grantu. Zarówno wartość poszczególnych kwot ryczałtowych jak i zakres merytoryczny zadań, które będą rozliczane z ich zastosowaniem podlega ocenie na etapie wyboru wniosku o powierzenie grantu a także w trakcie monitoringu oraz rozliczenia grantu.
Przyjęcie do dofinansowania grantu rozliczanego przez rezultaty kwotami ryczałtowymi oznacza zobowiązanie Grantobiorcy do realizacji zadań w uzgodnionym zakresie i w standardzie (tj. wskazanym we wniosku o powierzenie grantu).
Przykład:
Oznacza to, że jeśli na etapie planowania założyliśmy, szkolenie trwające 8 godzin prowadzone przez 2 trenerów, w trakcie którego uczestnikom przysługuje wyżywienie w formie przerwy kawowej i obiadu a także materiały szkoleniowe oraz zwrot kosztów dojazdu to na etapie realizacji nie możemy zrezygnować z żadnego elementu stanowiącego ten standard szkolenia.
Odpowiedzialność
Grantobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe wykorzystanie środków w tym za wydatkowanie zgodnie z prawem, Regulaminem oraz zatwierdzonym wnioskiem o powierzenie grantu. Operator oraz Komisja Europejska, zarządzająca Programem CERV nie odpowiadają wobec osób trzecich za skutki realizacji grantu. Odpowiedzialność Grantobiorcy to również działanie zgodne z zasadami Unii Europejskiej oraz Kartą Praw Podstawowych.
Wprowadzanie zmian w projekcie grantowym
Grantobiorcy powinni dokładać wszelkich starań, aby prawidłowo zrealizować zadanie i osiągnąć wskaźniki przyjęte dla kwoty ryczałtowej na pierwotnie zakładanym poziomie. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, gdy w trakcie realizacji grantu wystąpią zdarzenia niezależne od Grantobiorcy, które mogą mieć bezpośredni wpływ na wartość lub stopień osiągnięcia rezultatów. Każdy taki przypadek będzie indywidualnie rozstrzygany, przy uwzględnieniu naczelnej zasady, że nie można dokonywać zmian w projekcie w zakresie kwoty ryczałtowej przyjmowanej do realizacji. Przed ewentualnym podjęciem decyzji o konieczności zmiany wskaźników i/lub wysokości kwoty ryczałtowej wskutek szczególnej okoliczności, która miała miejsce w trakcie realizacji konkretnego grantu, potrzebna będzie każdorazowo analiza okoliczności zewnętrznych, które mogą, lecz niekoniecznie zawsze muszą, skutkować koniecznością zmiany kwoty ryczałtowej. Ocena stanu faktycznego w zakresie wystąpienia okoliczności zewnętrznych mających wpływ na kwotę ryczałtową powinna uwzględniać fakt wystąpienia siły wyższej (np. pandemii, klęski żywiołowej), czy okoliczności absolutnie niezależnych od Grantobiorcy (np. zmiana przepisów) – mających wpływ na grant. Analiza ta ma służyć uzasadnieniu, że okoliczności zewnętrzne mają taki wpływ na realizację grantu, że skutkują koniecznością zmiany kwoty ryczałtowej.
W przypadku jakiejkolwiek trudności z osiągnięciem wskaźnika zalecamy kontakt z Operatorem na jak najwcześniejszym etapie. W wielu przypadkach przy wsparciu doradcy lub animatora możliwe jest zastosowanie działań naprawczych minimalizujących ryzyko nieosiągnięcia rezultatów.
Weryfikacja sprawozdania
W przypadku grantów małych sprawozdanie składane jest jeden raz po zakończeniu realizacji w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji projektu grantowego. Operator ma 21 dni roboczych na weryfikację sprawozdania. Z zastrzeżeniem, że każde wezwanie do uzupełnienia dokumentów wydłuża ten termin. Po pozytywnej weryfikacji sprawozdanie zostaje zatwierdzone.
Sytuacja, w której projekt grantowy nie zostanie zrealizowany w całości
W przypadku niezrealizowania założonego w umowie o powierzenie grantu wskaźnika lub wskaźników objętych daną kwotą ryczałtową w całości, dana kwota ryczałtowa jest uznana za niekwalifikowalną a Grantobiorca zostaje wezwany do zwrotu środków. Rozliczenie kwoty ryczałtowej dokonywane jest bowiem w systemie „spełnia-nie spełnia”. Dlatego bardzo ważne jest określenie dla kwot ryczałtowych takich wskaźników, które będą jasno świadczyły o kwalifikowalności kwoty ryczałtowej oraz nie wskazywanie zbyt dużej liczby wskaźników dla jednej kwoty, gdyż nieosiągnięcie jednego z np. 5 określonych wskaźników oznaczać będzie brak kwalifikowalności kwoty ryczałtowej w całości. Podkreślić należy, że tylko realizacja w 100% wszystkich wskaźników określonych dla kwoty ryczałtowych jest warunkiem do uznania kwoty ryczałtowej za kwalifikowalną w ramach grantu.
W przypadku jakiejkolwiek trudności z osiągnięciem wskaźnika zalecamy kontakt z Operatorem na jak najwcześniejszym etapie. W wielu przypadkach przy wsparciu doradcy lub animatora możliwe jest zastosowanie działań naprawczych minimalizujących ryzyko nieosiągnięcia rezultatów.
Zwrot środków
Grantobiorca może zostać zobowiązany do zwrotu całości lub części grantu, jeśli:
– środki zostały wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
– nie osiągnięto zakładanych rezultatów/wskaźników,
– nie złożono sprawozdania lub nie dostarczono dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźnika,
– Grantobiorca nie przestrzega wartości UE w prowadzonych działaniach. Wezwanie formułowane jest w formie pisemnej.
Zwrotu należy dokonać w ciągu 10 dni roboczych od wezwania Operatora na rachunek z którego Grantobiorca otrzymał środki na realizację grantu.